Protecția datelor dumneavoastră
Această Politică explică cum HD Office S.R.L. („noi", „Voilo") procesează datele cu caracter personal ale utilizatorilor și contactelor lor în contextul aplicației Voilo și serviciilor noastre.
Cuprins
Navigați rapid la secțiunile care vă interesează
1. Cine suntem
Operator de date
HD Office S.R.L.
Rolurile noastre
Pentru datele contului dumneavoastră, facturare, activitate în aplicație
Pentru datele pe care le procesați privind clienții și proiectele dumneavoastră
2. Ce date colectăm
Tipuri de date procesate conform utilizării Voilo
Date de identificare
Nume, prenume, funcție, denumire socială, CBE/TVA, adresă, e-mail, telefon
Date de cont
Identificator, limbă, roluri/autorizații, jurnale de conectare și activitate
Date operaționale
Proiecte, echipe, ore lucrate, pontaj, check-in/check-out, prezență în timp real
Date tranzacționale
Oferte, facturi, status deschidere, date/termene, plăți
Date de comunicare
Identificatori PEPPOL, parcurs de livrare, statusuri e-mail, dovezi de trimitere poștală
Date tehnice
Adresă IP, tip dispozitiv/browser, cookie-uri/tehnologii similare
Protecție sporită
Nu cerem și nu procesăm în mod conștient categorii speciale de date (date de sănătate, etc.) sau date de la minori. În mod implicit, nu colectăm coordonate GPS, decât dacă această funcționalitate este activată explicit.
3. Scopuri și baze legale
De ce și pe ce bază legală procesăm datele dumneavoastră
Furnizarea serviciilor Voilo
Crearea contului, managementul proiectelor, pontaj, oferte, facturare, rapoarte
Livrarea facturilor
Suport & Securitate
Suport clienți, comunicări operaționale și securitate
Conformitate legală
Păstrarea documentelor fiscale și contabilitate
4. Destinatarii datelor
Cu cine împărtășim datele dumneavoastră, doar când este necesar
Furnizori IT (sub-procesori)
Rețeaua PEPPOL
Access Point Provider pentru livrarea conformă a facturilor
Autorități publice
Când legea o impune
Ce nu facem niciodată
Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră către terți.
5. Transferuri în afara UE/SEE
Transparență despre locul de stocare a datelor dumneavoastră
Principiu: Găzduire prioritară în UE/SEE
Găzduirea principală a Voilo (serverele Hetzner din Germania) și baza de date a utilizatorilor rămân în Uniunea Europeană. Cea mai mare parte a procesării datelor dumneavoastră are loc în UE/SEE.
Transferuri limitate către Statele Unite
Anumiți sub-procesori sunt stabiliți în Statele Unite și pot procesa date acolo pentru scopuri specifice:
Garanții aplicate acestor transferuri
Pentru fiecare transfer în afara UE, aplicăm cumulativ următoarele garanții juridice și tehnice, conform art. 44-49 GDPR:
7. Securitate
Măsuri tehnice și organizaționale de protecție
Criptare
Criptare în tranzit și în repaus pentru a proteja datele la fiecare etapă
Control acces
Control de acces bazat pe roluri pentru a limita accesul la datele sensibile
Monitorizare
Jurnalizare și alerte de securitate pentru detectarea activităților suspecte
Backup-uri
Backup-uri regulate și teste de recuperare pentru a asigura continuitatea
6. Păstrarea datelor
Perioade de păstrare conform tipului de date
Date de cont
Păstrate cât timp contul este activ; șterse imediat la închidere
Documente fiscale (facturi, NC)
Voilo le găzduiește pe durata contractului; păstrarea legală (10 ani) rămâne în sarcina Clientului
Jurnale tehnice
Rotație automată la furnizorii noștri de hosting (Supabase, Hetzner)
Pontaj/prezență
Date controlate de Client; șterse la închiderea contului
Marketing
A consimțământului sau opt-out oricând
Responsabilitatea Clientului: exportă înainte de a șterge
Voilo este un instrument tehnic de gestiune. Păstrarea legală a documentelor fiscale, contabile și a oricăror date cu valoare probatorie revine exclusiv Clientului (sau contabilului său), conform Codului TVA belgian (10 ani), Codului dreptului economic (7 ani pentru contabilitate) și oricărei alte obligații aplicabile. Înainte de a-și șterge contul sau datele, Clientul TREBUIE OBLIGATORIU să exporte și să arhiveze el însuși toate facturile, notele de credit, ofertele, fluturașii de salariu și orice document cu valoare fiscală. Voilo își declină orice responsabilitate în caz de pierdere de date în urma unei ștergeri solicitate de Client.
Ștergere efectivă a contului
La închiderea contului (acțiune voluntară a Clientului din setări), toate datele sunt șterse definitiv și ireversibil. Voilo nu păstrează nicio copie de rezervă după ștergere.
8. Drepturile dumneavoastră (art. 15–22 GDPR)
Aveți următoarele drepturi, în limitele legale
Acces
Acces la datele dumneavoastră
Rectificare
Rectificarea datelor inexacte
Ștergere
Ștergere („dreptul de a fi uitat")
Restricție
Restricționarea procesării
Portabilitate
Portabilitatea datelor
Opoziție
Opoziție la procesare
Retragere
Retragerea consimțământului
Decizie automatizată
Protecție împotriva deciziilor automatizate
Cum să vă exercitați drepturile
Pentru a vă exercita drepturile, scrieți-ne la support@voilo.eu. Vom răspunde în termenele legale.
Dreptul la plângere
Aveți de asemenea dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră.
10. Minori
Protecție specială a datelor minorilor
Servicii nedestinate minorilor
Serviciile noastre nu se adresează minorilor. Nu colectăm în mod conștient date privind persoanele sub 18 ani.
11. Actualizări ale Politicii
Cum vă informăm despre schimbări
Evoluții posibile
Putem actualiza această Politică pentru a reflecta evoluții legale sau operaționale.
Modificări substanțiale
În cazul modificărilor substanțiale, vă vom notifica prin canalele adecvate (e-mail, notificare în aplicație, etc.).
Anexă – Specificități Voilo
Livrarea documentelor și trasabilitate
PEPPOL
Folosim rețeaua PEPPOL pentru a transmite facturile conform cerințelor legale, cu trasabilitate completă a evenimentelor.
Dovezi
Păstrăm dovezile de trimitere/primire/deschidere în scopuri de conformitate, dovadă și suport clienți, pentru perioadele indicate în această politică.
12. Verificarea identității (KYC) pentru PEPPOL
De ce vă verificăm identitatea și autoritatea înainte de a activa PEPPOL și cum sunt protejate aceste date
De ce facem această verificare
Înainte ca firma dumneavoastră să se poată înregistra pe rețeaua PEPPOL, sau să trimită/primească facturi electronice prin PEPPOL, verificăm dacă sunteți o persoană reală, identificabilă, și dacă sunteți autorizat(ă) să acționați în numele firmei (număr de TVA/BCE) în cauză. Scopul este prevenirea fraudei, a uzurpării de identitate și a înregistrării neautorizate a firmelor pe PEPPOL, protejându-vă atât pe dumneavoastră, cât și firmele ale căror facturi circulă prin această rețea.
Date colectate în timpul verificării
În funcție de relația dumneavoastră cu firma, putem procesa:
Baze legale
O decizie mereu luată de un om
O verificare automată poate compara informațiile dumneavoastră cu registrul public BCE/KBO, dar decizia finală (aprobare sau respingere) este întotdeauna luată de o persoană autorizată din cadrul Voilo. Nu există nicio decizie complet automatizată cu efecte juridice, în sensul art. 22 GDPR. Procesarea unei cereri durează de regulă până la 24 de ore.
Cum sunt protejate aceste date
Documentele și imaginile dumneavoastră sunt criptate pe dispozitivul propriu chiar înainte de a fi trimise. Doar personalul Voilo autorizat explicit și verificat individual („verificatori") le poate decripta, fiecare folosind propria cheie personală, diferită de parola de conectare. Fișierele criptate sunt stocate într-un spațiu privat, neaccesibil public, fără a trece printr-un instrument extern de verificare a identității.
Durata de păstrare
Documentul de identitate, selfie-ul și imaginile de liveness (date biometrice) sunt păstrate pe toată durata în care contul dumneavoastră este activ — pentru a putea justifica, în cazul unui control sau al unei suspiciuni de fraudă, cine a creat contul și cu ce documente a fost verificat — și sunt șterse ireversibil, inclusiv din copiile de rezervă, la închiderea contului.
O înregistrare minimă — rezultatul verificării, data, firma vizată și, dacă e necesar, numele și data nașterii dumneavoastră, fără nicio imagine — este păstrată atât timp cât contul dumneavoastră rămâne activ (adică atât timp cât folosiți aplicația), plus 5 ani după închiderea contului, ca dovadă în eventualitatea unei fraude sau a unui litigiu, înainte de ștergerea definitivă.
Retragerea consimțământului
Pe lângă drepturile descrise la secțiunea „Drepturile dumneavoastră", vă puteți retrage oricând consimțământul pentru procesarea datelor biometrice, contactându-ne la support@voilo.eu. Retragerea împiedică utilizarea PEPPOL, dar nu afectează legalitatea procesării deja efectuate.
Contact
Pentru orice întrebare, drept sau cerere privind protecția datelor
Echipa noastră de protecție a datelor vă va răspunde cât mai curând posibil