Primirea facturilor de la furnizori prin Peppol: ce se schimbă de fapt

Când se vorbește de factura electronică, primul gând e la trimitere. Totuși, primul zid de care se lovesc majoritatea firmelor belgiene în 2026 este primirea. Un furnizor îți trimite acum factura în format structurat, direct din programul lui în al tău. Dacă nu ești pregătit să o primești, ratezi un document pe care oricum trebuie să-l procesezi și să-l deduci.

Primirea nu e opțională

Textul nu lasă loc de îndoială: de la 1 ianuarie 2026, clienții tăi profesioniști trebuie să poată primi și procesa facturi electronice structurate. Cu alte cuvinte, capacitatea de a primi face parte din obligație, la fel ca emiterea. Comisia Europeană o spune clar: 'clienții trebuie să poată primi și procesa facturile electronice'.

Peppol este canalul implicit. O firmă nu poate decide singură să-l ocolească: calea prin Peppol trebuie să rămână mereu posibilă. Concret, din momentul în care unul dintre furnizorii tăi trece la structurat — și mulți au făcut-o deja — se așteaptă ca tu să fii accesibil în rețea.

Hermes, plasa de siguranță temporară

Statul a prevăzut o soluție pentru cei rămași în urmă: platforma Hermes. Rolul ei e simplu — convertește o factură structurată într-un format lizibil (PDF) pentru destinatarii care nu sunt încă echipați. Utilă ca să nu blochezi un furnizor în regulă, dar nu e o strategie: Hermes este prezentată ca o soluție temporară, menită să dispară pe măsură ce firmele se digitalizează. Primești un PDF, deci pierzi tocmai avantajul formatului structurat: reintroduci totul manual, ca înainte.

Ce schimbă primirea structurată în fiecare zi

O factură primită prin Peppol nu este o imagine: este date. Furnizorul, numărul, liniile, sumele, cotele de TVA sosesc deja completate. În practică, asta înseamnă:

• fără reintroducerea manuală a facturilor de achiziție, deci mai puține erori de tastare;
• o reconciliere mai simplă cu plățile tale datorită conexiunii bancare directe și reconcilierii automate;
• date gata pentru exportul contabil, fără ocolul prin hârtie.

La Voilo, primirea prin Peppol este nelimitată și gratuită, inclusiv pe planul gratuit. Facturile de la furnizori ajung direct în contul tău, printr-un punct de acces Peppol certificat, fără PDF-uri de clasat și fără reintroducere. Tot fluxul este explicat în ghidul nostru Peppol.

Și furnizorii care rămân la PDF?

Nu toți trec peste noapte, iar unii furnizori străini vor mai trimite un timp PDF-uri pe e-mail. Pentru aceste cazuri, procesarea asistată de IA citește automat documentul — furnizor, linii, sume, TVA — și îl transformă în date utilizabile, fără să retastezi nimic. În plus, Peppol acoperă peste 30 de țări, așa că o bună parte dintre furnizorii tăi europeni vor trece și ei la structurat.

Primirea este partea pe care oamenii uită să o pregătească. Este și cea mai ușor de pus la punct: trebuie doar să fii înregistrat și accesibil în rețea. O poți testa gratuit creând un cont, apoi compari formulele pe pagina de prețuri dacă ai nevoie să emiți peste planul gratuit. Pentru situația ta exactă, administrația fiscală belgiană rămâne referința oficială.