Peppol ID: cum te înregistrezi în rețea și trimiți prima factură

De la 1 ianuarie 2026, o factură între două firme belgiene nu mai poate fi un simplu PDF trimis pe e-mail. Trebuie să circule în formă structurată, prin rețeaua Peppol. Data o știu deja aproape toți antreprenorii. Ce înseamnă concret să 'fii pe Peppol' — mult mai puțin, și de aici pornesc de obicei întrebările.

Ce este, de fapt, un Peppol ID?

Peppol seamănă cu o rețea de telefonie. Ca o factură să ajungă la destinatarul corect, fiecare firmă are un identificator unic: Peppol ID-ul ei. Administrația fiscală belgiană folosește chiar imaginea telefonului — identificatorul 'funcționează ca un număr de telefon într-o rețea de telecomunicații'.

În Belgia, acest identificator se bazează pe numărul tău de întreprindere de la Banca-Carrefour a Întreprinderilor (BCE/KBO), prin schema tehnică 0208. Practic, numărul BCE devine adresa ta în rețea. Nu trebuie să inventezi nimic: numărul care apare deja pe documentele tale oficiale este baza.

Nu te înregistrezi singur

Aici apare surpriza: nu te conectezi direct la Peppol. Administrația este clară — o firmă nu se poate alătura singură rețelei. Treci printr-un furnizor autorizat, punctul de acces (Access Point), de regulă integrat într-un program de facturare.

Acest punct de acces te înregistrează, îți atribuie Peppol ID-ul și asigură transportul securizat al documentelor. La Voilo, înregistrarea se face printr-un punct de acces Peppol certificat: este gratuită, Peppol ID-ul se atribuie automat, iar primirea facturilor rămâne nelimitată și gratuită, chiar și pe planul gratuit. Nu atingi niciodată fișierul XML sau setările de rețea.

Verifică dacă clientul tău poate fi găsit

Înainte să trimiți, e bine să confirmi că destinatarul poate primi documente în rețea. Directorul public Lookup Peppol îți permite să cauți o firmă după nume sau după număr. Pentru o căutare după numărul BCE, combini schema și numărul, de exemplu 0208:0123456789. Dacă firma apare, înseamnă că poate fi găsită. O precizare: directorul arată cine poate primi, nu neapărat cine poate trimite.

Trimiterea primei facturi structurate

În practică, îți creezi factura ca până acum. Programul face restul: factura este convertită în formatul structurat UBL 2.1 (standardul Peppol BIS Billing 3.0, aliniat la norma europeană EN 16931), validată ca să eviți o respingere, apoi livrată în sistemul clientului tău. O versiune PDF lizibilă rămâne disponibilă pentru arhiva ta. În sens invers, facturile de la furnizori ajung direct în contul tău, fără reintroducere manuală. Pentru fiecare pas, ghidul nostru Peppol îți arată tot parcursul.

Cine trebuie să se înregistreze — și cine nu

De la 1 ianuarie 2026, obligația vizează toate firmele belgiene plătitoare de TVA pentru tranzacțiile dintre ele (B2B). Câteva precizări utile din textele oficiale:

• Regimul de scutire pentru firme mici (cifră de afaceri anuală până la 25.000 €) nu te scutește: ești vizat.
• Persoanele plătitoare de TVA nestabilite în Belgia, fără sediu permanent, nu sunt supuse obligației, chiar dacă sunt înregistrate aici în scopuri de TVA.
• Facturile către persoane fizice (B2C) nu intră sub obligație. Atenție însă: chiar dacă facturezi doar persoane fizice, trebuie să poți primi facturile structurate de la furnizorii tăi.

Pentru situația ta exactă, referința rămâne administrația fiscală belgiană. Pe partea de instrument, înregistrarea și trimiterea sunt deja incluse în toate planurile: compară formulele pe pagina de prețuri și începe cu planul gratuit ca să testezi primirea fără să plătești nimic.