Mențiunile obligatorii pe o factură în Belgia: lista de verificat

O mențiune lipsă pe o factură și contabilul de pe partea cealaltă o trimite înapoi. În cel mai rău caz, o deducere de TVA refuzată luni mai târziu, la un control. Nimic complicat, dar e suficient să uiți o linie ca să transformi un document de rutină într-o sursă de bătăi de cap. Iată ce poți verifica în câteva secunde.

Ce trebuie să apară pe fiecare factură

Datele de bază sunt aceleași în toată Europa — Belgia aplică regulile directivei TVA. Pe o factură completă trebuie să se regăsească:

• data emiterii;
• un număr de factură secvențial și unic;
• numele sau denumirea ta, adresa și numărul de TVA;
• numele, adresa și numărul de TVA ale clientului (când acesta este obligat la plata taxei);
• descrierea și cantitatea bunurilor sau serviciilor furnizate;
• prețul unitar fără TVA, plus eventualele reduceri sau rabaturi;
• data operațiunii dacă diferă de data facturii;
• baza impozabilă pe fiecare cotă;
• cota de TVA aplicată și suma de TVA datorată;
• defalcarea TVA pe cote sau, după caz, referința la scutire.

Mențiunile care depind de caz

Dincolo de bază, anumite situații cer o mențiune specifică:

• Taxare inversă (autoliquidation): când TVA este datorată de client și nu de tine — de obicei lucrări imobiliare între persoane impozabile — factura nu poartă TVA, ci mențiunea « Taxare inversă ».
• Regimul de scutire: dacă facturezi fără TVA în baza regimului de scutire pentru firme mici, factura trebuie să poarte o mențiune care trimite la acel regim. Pentru formularea exactă, bazează-te pe administrația fiscală belgiană.
• Autofacturare (self-billing): când clientul întocmește factura în numele tău, ea poartă mențiunea « Autofacturare ».

În ce termen o emiți

Regula e precisă în Belgia: factura trebuie emisă cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc operațiunea. Așa că nu lăsa o livrare de la final de lună să zacă.

Să o faci corect, fără să te gândești de fiecare dată

Să verifici lista asta manual pe fiecare factură se poate, dar e exact genul de sarcină pe care un instrument o face mai bine decât noi. În Voilo, facturile sunt generate în format conform: datele tale și numărul de TVA sunt deja la locul lor, numerotarea rămâne secvențială, iar căutarea BCE/KBO preia numele, adresa și numărul de întreprindere ale clientului din numărul lui — mai puține greșeli de tastare pe date care trebuie să fie exacte. Când factura pleacă în format structurat, aceste câmpuri ajung deja la locul potrivit, așa cum explică ghidul nostru Peppol.

Ce e inclus în funcție de formulă găsești pe pagina de prețuri. Iar pentru cazurile particulare — scutiri, operațiuni intracomunitare, sectoare specifice — administrația fiscală belgiană rămâne sursa oficială actualizată.