Facturarea electronică B2B obligatorie în Belgia: ce s-a schimbat la 1 ianuarie 2026

De la 1 ianuarie 2026, trimiterea unei facturi în format PDF prin e-mail nu mai este suficientă între firmele din Belgia. Legea din 6 februarie 2024 de modificare a Codului TVA impune factura electronică structurată pentru operațiunile B2B, iar termenul a trecut deja. Dacă încă facturați „la modul vechi”, iată ce înseamnă asta în mod concret.

Ce este o factură „structurată”?

O factură structurată nu este un PDF, un scan sau o imagine. Este un fișier de date, în format XML, pe care programul clientului dumneavoastră îl citește și îl înregistrează automat, fără reintroducere manuală. În Belgia, standardul ales este Peppol BIS 3.0, conform normei europene EN 16931, iar schimbul trece în mod implicit prin rețeaua Peppol. Un PDF trimis prin e-mail, oricât de îngrijit, nu respectă obligația: o aplicație nu îl citește în același mod.

Cine intră sub incidență?

În practică, aproape toți liber-profesioniștii și firmele plătitoare de TVA din Belgia. Obligația se aplică indiferent dacă lucrați ca activitate principală sau complementară, din momentul în care aveți un număr de TVA activ. Ea se aplică și:

• micilor întreprinderi aflate sub regimul de scutire de taxă (cifră de afaceri anuală care nu depășește 25.000 €);
• exploatatorilor aflați sub regimul special agricol;
• membrilor unei unități TVA și sediilor permanente belgiene ale firmelor străine.

Mesajul este clar: pragul scutirii de TVA nu vă scutește de nimic aici. De îndată ce facturați altor firme, intrați sub incidență.

Cine nu intră

Câteva situații rămân în afara obligației:

• facturile adresate persoanelor fizice (B2C);
• operațiunile scutite în temeiul articolului 44 din Codul TVA (anumite servicii medicale, financiare, de învățământ etc.);
• persoanele impozabile nestabilite în Belgia și fără sediu permanent, chiar dacă dețin un număr de TVA belgian.

Și atunci, ce facem cu PDF-ul prin e-mail?

Nu a dispărut complet, dar nu mai poate fi canalul dumneavoastră implicit. Un format alternativ este admis doar dacă ambele părți sunt de acord și dacă acel format rămâne convertibil în norma EN 16931. Mai ales, nimeni nu poate impune o alternativă partenerului său: calea Peppol trebuie să rămână mereu deschisă. În realitate, cel mai simplu este să treceți pe Peppol și să nu vă mai puneți întrebarea la fiecare factură.

Un sprijin fiscal pentru a vă echipa

Trecerea la factura electronică are un cost de software, iar legiuitorul a anticipat acest lucru. Pentru perioadele impozabile 2024-2027, micile întreprinderi și liber-profesioniștii care folosesc o formulă pe bază de abonament pentru programul de facturare pot deduce 120 % din aceste cheltuieli. De la 1 ianuarie 2025, deducerea pentru investiții digitale a fost, de altfel, majorată la 20 %. Suficient cât să amortizați o parte din punerea în conformitate.

Ce se pregătește deja: e-reporting-ul din 2028

Factura structurată este doar un prim pas. Acordul de guvernare federal prevede, la orizontul anului 2028, un sistem de declarare electronică a tranzacțiilor în timp aproape real, menit să înlocuiască listingul anual al clienților. Acest segment nu este încă transpus în lege, dar se va baza pe datele deja prezente în facturile dumneavoastră structurate. Altfel spus, firma care adoptă Peppol astăzi câștigă un avans pentru etapa următoare.

Cum vă puneți în ordine

Demersul se rezumă la trei puncte: să dispuneți de un program capabil să emită și să primească facturi Peppol, să vă înregistrați firma în rețea, apoi să verificați că destinatarii sunt accesibili acolo înainte de a trimite. La Voilo, înregistrarea Peppol este gratuită, iar recepția facturilor de la furnizori este nelimitată, inclusiv pe planul gratuit; planurile plătite pornesc de la 25 €/lună fără TVA. Factura se creează în mod obișnuit, este convertită automat în formatul structurat, validată și apoi transmisă printr-un punct de acces Peppol certificat.

Pentru a înțelege rețeaua în detaliu, parcurgeți ghidul nostru Peppol; pentru a compara formulele, pagina de tarife arată ce include fiecare plan.

Un ultim lucru: pentru întrebările strict fiscale (sancțiuni, cazuri particulare, calendarul propriei situații), referința rămâne SPF Finances. Mai bine să consultați acolo decât să vă bazați pe o lectură aproximativă.