De la ofertă la factură, fără să reintroduci tot

Un client îți cere un preț. Deschizi o ofertă veche în Word, schimbi numele, cauți tariful manoperei într-un fișier vechi și calculezi TVA-ul de mână. Clientul spune da. Și atunci o iei aproape de la capăt: deschizi un model de factură și reintroduci aceleași linii, aceleași cantități, aceleași prețuri. De două ori aceeași muncă, cu de două ori mai multe șanse să greșești o cifră.

Exact această bucată de drum — de la cererea de preț până la factura încasată — ar trebui să o scurteze un instrument bun de oferte. Nu doar să arate frumos, ci să te scutească de a introduce același lucru de două ori.

O ofertă construită din prețurile tale

În loc să retastezi tarifele de fiecare dată, le pui o singură dată într-o bibliotecă de articole și materiale. O prestație, o marfă, un preț la pachet: le adaugi într-o ofertă în câteva secunde, cu descrierea și prețul deja completate. Calculele vin de la sine — subtotaluri, reduceri, marje, TVA la 21% sau la cota care se aplică. Îți vezi marja în timp ce construiești oferta, nu peste trei săptămâni, când e prea târziu să o mai corectezi.

Modelele păstrează o prezentare curată și coerentă de la un client la altul. Nu pornești niciodată de la o pagină albă, iar ofertele tale seamănă între ele — în sensul bun: recognoscibile, serioase, fără greșeli de aranjare.

Clientul acceptă online

Oferta pleacă printr-un link. Clientul o deschide pe telefon sau pe calculator, o citește și o acceptă direct din pagină, fără să o printeze, să o semneze, să o scaneze și să o trimită înapoi. Tu vezi de partea ta că a fost acceptată. Asta elimină acele câteva zile neclare în care nu știi dacă dosarul avansează sau dacă trebuie să revii cu un mesaj.

Un clic, și oferta devine factură

Odată ce oferta e acceptată, o transformi în factură fără să reintroduci nimic: liniile, cantitățile și prețurile sunt preluate ca atare. Verifici, ajustezi dacă a apărut un extra pe șantier și trimiți.

Tot aici intră în joc o regulă belgiană. De la 1 ianuarie 2026, factura electronică structurată este obligatorie între firmele plătitoare de TVA din Belgia: un PDF trimis pe e-mail nu mai este suficient, factura trebuie să circule prin rețeaua PEPPOL într-un format structurat. Când oferta ta acceptată devine factură, aceasta este convertită în format UBL și transmisă printr-un punct de acces PEPPOL certificat — rămâi în regulă fără să te gândești la asta. Regula nu vizează persoanele fizice (B2C); se referă la schimburile dintre firme.

Și când ai nevoie de un avans

Pentru anumite dosare vrei să încasezi o parte înainte de a începe. Factura proformă e pentru asta: anunță suma de plătit în avans fără să fie încă factura definitivă. Odată ce avansul a intrat și lucrarea e livrată, emiți factura reală. Totul rămâne în același dosar de client, cu istoricul, în loc să fie împrăștiat între un e-mail, un Excel și un carnet.

De ce ai nevoie ca să începi

Ofertele, biblioteca de prețuri, proformele și transformarea în factură fac parte din Voilo începând cu planul PME, la 25 € pe lună fără TVA, fără angajament. Primirea facturilor de la furnizori prin PEPPOL este inclusă chiar și în planul gratuit. Detaliile planurilor sunt pe pagina de prețuri.

Ideea nu e să adaugi încă un program. E să faci în așa fel încât un preț tastat o dată să te ducă de la ofertă până la factură fără să-l rescrii — și fără să se piardă un zero pe drum.