Algemene Voorwaarden
Deze Algemene Voorwaarden regelen het gebruik van het Voilo platform en de diensten geleverd door HD Office S.R.L.
Belangrijk
Het gebruik van het Voilo platform impliceert volledige acceptatie van deze voorwaarden. Lees ze zorgvuldig voordat u onze diensten gebruikt.
Inhoudsopgave
Navigeer snel naar de secties die u interesseren
1. Definities
Termen en definities gebruikt in deze voorwaarden
« Voilo »
De online facturatie- en projectmanagementapplicatie, evenals gerelateerde diensten geleverd door HD Office S.R.L.
« Leverancier »
HD Office S.R.L., eigenaar en operator van het Voilo platform.
« Klant »
Elke natuurlijke of rechtspersoon die het Voilo platform en diensten gebruikt.
« Diensten »
Alle functies aangeboden door Voilo (online facturatie, dashboard, in-/uitchecken, offertes, prijsbibliotheek, PEPPOL-transmissie, beveiligde e-mails, automatische postverzending, enz.).
« Klantgegevens »
Informatie, documenten en gegevens (inclusief persoonsgegevens) geüpload of verwerkt via Voilo.
« Overmacht »
Elke externe, onvoorzienbare en onvermijdelijke gebeurtenis (bijv. natuurrampen, epidemieën, branden, cyberaanvallen, stroomstoringen, stakingen, netwerkuitval, enz.) die het leveren van diensten onmogelijk maakt.
2. Toepassingsgebied
Op wie deze voorwaarden van toepassing zijn
Universele toepassing
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle gebruikers van het Voilo platform en op alle diensten geleverd door HD Office S.R.L.
Verplichte acceptatie
Het gebruik van de applicatie impliceert volledige acceptatie van deze voorwaarden.
Uitsluiting van Klantvoorwaarden
Alle algemene voorwaarden van de Klant zijn uitdrukkelijk uitgesloten en binden de Leverancier niet.
3. Contractsluiting
Automatische vorming door abonnement
Indicatieve aanbiedingen en prijzen
Elke aanbieding, prijs of presentatie van Voilo-diensten op de website is louter informatief. De prijzen kunnen op elk moment door de Leverancier worden aangepast.
Automatische contractsluiting
Er wordt geen formele overeenkomst ondertekend. De contractuele relatie tussen Voilo en de Klant ontstaat automatisch bij:
Duur en facturatie
Het abonnement wordt terugkerend gefactureerd, op maandelijkse of jaarlijkse basis afhankelijk van het door de Klant gekozen plan. Er wordt geen proefperiode aangeboden.
Automatische verlenging
Elk abonnement wordt automatisch verlengd bij elke vervaldag (maandelijks of jaarlijks), zonder voorafgaande kennisgeving en met automatische afschrijving van de geregistreerde betaalmethode. De Klant kan op elk moment opzeggen vanuit zijn persoonlijke ruimte; de opzegging gaat in op het einde van de reeds betaalde periode, zonder terugbetaling.
4. Gebruiksrechten (licentie)
Uw rechten en gebruiksbeperkingen
Verleende licentie
De Klant ontvangt een beperkte, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie om het Voilo platform te gebruiken.
Verboden
Elke doorverkoop, sublicentie, overdracht of commerciële exploitatie van toegang tot Voilo is verboden zonder voorafgaande schriftelijke overeenkomst van de Leverancier.
Platform evolutie
De Leverancier kan het platform eenzijdig bijwerken, wijzigen of verbeteren, zonder verplichting om eerdere functies te behouden.
5. Verplichtingen van de Klant
Uw verantwoordelijkheden als gebruiker
Hoofdverantwoordelijkheden
Uitsluitend ontvangstgebruik is strikt verboden
Het is strikt verboden Voilo enkel te gebruiken als platform voor het ontvangen van elektronische facturen (PEPPOL of andere kanalen) en tegelijkertijd uitgaande facturen via concurrerende facturatiesoftware te verzenden. Door uw btw-nummer in het PEPPOL-netwerk via Voilo te registreren en de account te behouden, verbindt u zich ertoe Voilo ook te gebruiken voor het uitgeven van facturen. Niet-naleving leidt tot onmiddellijke schorsing van de account, verwijdering van uw btw-nummer uit het PEPPOL-netwerk via onze infrastructuur, en bij herhaling tot definitieve beëindiging van de overeenkomst, zonder voorafgaande kennisgeving of vergoeding.
Exportverplichting vóór accountsluiting
De Klant is als enige verantwoordelijk voor de wettelijke bewaring van zijn fiscale, boekhoudkundige en alle andere bewijskrachtige gegevens (met name de 10 jaar opgelegd door het Belgische BTW-wetboek). Voilo is een technisch beheerinstrument: vóór elke accountsluiting of gegevensverwijdering is de Klant verplicht om al zijn facturen, creditnota's, offertes, loonbrieven en elk document met fiscale waarde zelf te exporteren en te archiveren. Er wordt door Voilo na accountverwijdering geen back-upkopie bewaard. Elk gegevensverlies als gevolg van een door de Klant gevraagde verwijdering valt onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid.
Recht van opschorting
De Leverancier behoudt zich het recht voor om de verwerking van elk document dat niet voldoet aan de wet of deze voorwaarden op te schorten of te weigeren.
6. Facturatie en betalingen
Automatische afschrijving en beheer van mislukte betalingen
Automatische afschrijving
Betalingen worden automatisch afgeschreven van de geregistreerde betaalmethode (bankkaart of domiciliëring) via onze betaalprovider Stripe. Er is geen papieren factuur of manuele interventie vereist. Een elektronische factuur wordt automatisch gegenereerd en is beschikbaar in de persoonlijke ruimte van de Klant.
Bij mislukte automatische betaling
7. Volledige uitsluiting van aansprakelijkheid
Geen aansprakelijkheid aanvaard door de Leverancier
Geen aansprakelijkheid aanvaard
Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wet, aanvaardt de Leverancier geen enkele aansprakelijkheid, van welke aard ook, voor enige schade, verlies of nadeel die direct of indirect voortvloeit uit het gebruik, de onbeschikbaarheid of de slechte werking van Voilo, ook in geval van gegevensverlies, fouten, bugs, dienstonderbreking, vertragingen of welke andere oorzaak dan ook. Voilo wordt geleverd "zoals het is", zonder enige garantie van welke aard ook, uitdrukkelijk of stilzwijgend.
Volledige uitsluiting van schade
De Leverancier kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld, in welke vorm dan ook, met name voor de volgende schade (niet-limitatieve lijst):
Absolute maximumgrens
Indien er ondanks bovenstaande uitsluitingen toch aansprakelijkheid wordt vastgesteld jegens de Leverancier, is het maximum bedrag dat voor enige vordering, schadevergoeding of compensatie betaald kan worden strikt beperkt tot het bedrag van de laatste maandelijkse abonnementsbetaling van de Klant. Geen overschrijding is mogelijk, ongeacht de aard, duur of ernst van de gestelde schade.
8. Gegevensbescherming (AVG)
Naleving en bescherming van uw gegevens
AVG-naleving
De Leverancier respecteert de wetgeving betreffende gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679).
Verwerkingsverantwoordelijke
Accountgegevens en directe communicatie met Klant
Verwerker
Klantgegevens geüpload naar het platform (facturen, projecten, tijdregistratie, enz.)
Gegevensoverdrachten
Gegevens worden niet overgedragen buiten de EER zonder passende juridische waarborgen (bijv. Standaard Contractuele Clausules).
Incidentmelding
Bij een beveiligingsincident (datalek) zal de Leverancier de Klant informeren binnen wettelijke termijnen.
9. Intellectuele eigendomsrechten
Bescherming van intellectuele eigendom
Exclusieve eigendom
Alle auteursrechten, know-how, handelsmerken en andere intellectuele eigendomsrechten betreffende Voilo en zijn modules behoren exclusief toe aan HD Office S.R.L.
Strikte verboden
De Klant is niet gemachtigd om de Voilo software te kopiëren, wijzigen, decompileren, reproduceren of herdistribueren.
10. Beëindiging en stopzetting
Voorwaarden voor contractbeëindiging
Redenen voor beëindiging door Leverancier
Gegevens na beëindiging
Bij contractbeëindiging wordt platformtoegang opgeschort en moet Klant hun gegevens exporteren. Leverancier is niet verplicht Klantgegevens te bewaren na beëindiging, behalve bij tegenstrijdige wettelijke verplichting.
11. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Juridisch kader en geschillenbeslechting
Belgisch recht
Deze voorwaarden worden beheerst door Belgisch recht.
Bevoegde rechtbanken
Elk geschil zal uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde Franstalige rechtbanken in België.
12. Contact
Voor elke vraag betreffende deze voorwaarden
Samengevat
Belangrijkste punten om te onthouden
Uw rechten
- Platform gebruikslicentie
- Gegevensbescherming (AVG)
- Ondersteuning en assistentie
Uw verplichtingen
- Betaling binnen 8 dagen
- Respecteer wetgeving
- Conform gebruik met voorwaarden