Bescherming van uw gegevens
Dit Beleid legt uit hoe HD Office S.R.L. ("wij", "Voilo") persoonsgegevens van gebruikers en hun contacten verwerkt in het kader van de Voilo applicatie en onze diensten.
Inhoudsopgave
Navigeer snel naar de secties die u interesseren
1. Wie we zijn
Verwerkingsverantwoordelijke
HD Office S.R.L.
Onze rollen
Voor uw accountgegevens, facturatie, activiteit in de applicatie
Voor gegevens die u verwerkt betreffende uw klanten en projecten
2. Welke gegevens we verzamelen
Types gegevens verwerkt volgens uw gebruik van Voilo
Identificatiegegevens
Naam, voornaam, functie, bedrijfsnaam, CBE/BTW, adres, e-mail, telefoon
Accountgegevens
Identificatie, taal, rollen/autorisaties, verbindings- en activiteitenlogs
Operationele gegevens
Projecten, teams, gewerkte uren, tijdregistratie, in-/uitchecken, realtime aanwezigheid
Transactionele gegevens
Offertes, facturen, openingsstatus, datums/deadlines, betalingen
Communicatiegegevens
PEPPOL-identificaties, leveringspad, e-mailstatus, postale verzendbewijzen
Technische gegevens
IP-adres, apparaat-/browsertype, cookies/vergelijkbare technologieën
Versterkte bescherming
We vragen niet bewust om en verwerken geen bijzondere categorieën gegevens (gezondheidsgegevens, enz.) of gegevens van minderjarigen. Standaard verzamelen we geen GPS-coördinaten, tenzij deze functionaliteit expliciet wordt geactiveerd.
3. Doeleinden en rechtsgronden
Waarom en op welke rechtsgrond we uw gegevens verwerken
Levering van Voilo diensten
Account aanmaken, projectbeheer, tijdregistratie, offertes, facturatie, rapporten
Levering van facturen
Ondersteuning & Beveiliging
Klantenondersteuning, operationele communicatie en beveiliging
Wettelijke naleving
Bewaring van belastingdocumenten en boekhouding
4. Ontvangers van gegevens
Met wie we uw gegevens delen, alleen indien nodig
IT-leveranciers (subverwerkers)
PEPPOL Netwerk
Access Point Provider voor conforme factuurlevering
Overheidsinstanties
Wanneer de wet dit vereist
Wat we nooit doen
We verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden.
5. Overdrachten buiten EU/EER
Transparantie over waar uw gegevens worden opgeslagen
Principe: Primaire hosting binnen de EU/EER
De primaire hosting van Voilo (Hetzner-servers in Duitsland) en de gebruikersdatabase blijven binnen de Europese Unie. Het grootste deel van de verwerking van uw gegevens vindt plaats binnen de EU/EER.
Beperkte overdrachten naar de Verenigde Staten
Bepaalde subverwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten en kunnen daar gegevens verwerken voor specifieke doeleinden:
Toegepaste waarborgen op deze overdrachten
Voor elke overdracht buiten de EU passen we cumulatief de volgende juridische en technische waarborgen toe, in overeenstemming met art. 44 tot 49 AVG:
7. Beveiliging
Technische en organisatorische beschermingsmaatregelen
Versleuteling
Versleuteling tijdens transport en in rust om uw gegevens bij elke stap te beschermen
Toegangscontrole
Rolgebaseerde toegangscontrole om toegang tot gevoelige gegevens te beperken
Bewaking
Logging en beveiligingsalerts om verdachte activiteiten te detecteren
Back-ups
Regelmatige back-ups en hersteltests om continuïteit te waarborgen
6. Gegevensbewaring
Bewaringstermijnen volgens gegevenstype
Accountgegevens
Bewaard zolang de account actief is; onmiddellijk verwijderd bij sluiting
Fiscale documenten (facturen, CN)
Voilo host tijdens het contract; wettelijke bewaring (10 jaar) blijft de verantwoordelijkheid van de Klant
Technische logs
Automatische rotatie bij onze hostingproviders (Supabase, Hetzner)
Tijdregistratie/aanwezigheid
Gegevens gecontroleerd door de Klant; verwijderd bij sluiting van de account
Marketing
Van toestemming of opt-out
Verantwoordelijkheid van de Klant: exporteren vóór verwijdering
Voilo is een technisch beheerinstrument. De wettelijke bewaring van fiscale, boekhoudkundige en alle andere bewijskrachtige gegevens valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de Klant (of zijn boekhouder), in overeenstemming met het Belgische BTW-wetboek (10 jaar), het Wetboek van economisch recht (7 jaar voor boekhouding) en elke andere toepasselijke verplichting. Vóór het verwijderen van zijn account of gegevens MOET de Klant zelf al zijn facturen, creditnota's, offertes, loonbrieven en elk document met fiscale waarde exporteren en archiveren. Voilo wijst elke aansprakelijkheid af in geval van gegevensverlies na een door de Klant gevraagde verwijdering.
Effectieve accountverwijdering
Bij sluiting van de account (vrijwillige actie van de Klant vanuit zijn instellingen) worden alle gegevens definitief en onomkeerbaar verwijderd. Er wordt door Voilo na verwijdering geen back-upkopie bewaard.
8. Uw rechten (art. 15–22 AVG)
U heeft de volgende rechten, binnen wettelijke grenzen
Toegang
Toegang tot uw gegevens
Rectificatie
Rectificatie van onjuiste gegevens
Wissing
Wissing ("recht om vergeten te worden")
Beperking
Beperking van verwerking
Portabiliteit
Gegevensportabiliteit
Bezwaar
Bezwaar tegen verwerking
Intrekking
Intrekking van toestemming
Geautomatiseerde beslissing
Bescherming tegen geautomatiseerde beslissingen
Hoe uw rechten uit te oefenen
Om uw rechten uit te oefenen, schrijf ons op support@voilo.eu. We reageren binnen wettelijke termijnen.
Recht op klacht
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van uw land.
10. Minderjarigen
Speciale bescherming van gegevens van minderjarigen
Diensten niet bestemd voor minderjarigen
Onze diensten zijn niet bestemd voor minderjarigen. We verzamelen niet bewust gegevens betreffende personen onder de 18 jaar.
11. Beleidsupdates
Hoe we u informeren over wijzigingen
Mogelijke ontwikkelingen
We kunnen dit Beleid bijwerken om wettelijke of operationele ontwikkelingen weer te geven.
Substantiële wijzigingen
Bij substantiële wijzigingen zullen we u op de hoogte stellen via passende kanalen (e-mail, in-app notificatie, enz.).
Bijlage – Voilo Specificaties
Documentlevering en traceerbaarheid
PEPPOL
We gebruiken het PEPPOL-netwerk om facturen te verzenden conform wettelijke vereisten, met volledige gebeurtenistraceerbaarheid.
Bewijzen
We bewaren bewijzen van verzending/ontvangst/opening voor compliance-, bewijs- en klantenondersteuningsdoeleinden, gedurende de in dit beleid aangegeven periodes.
Contact
Voor elke vraag, recht of verzoek betreffende gegevensbescherming
Ons gegevensbeschermingsteam zal u zo spoedig mogelijk antwoorden