De verplichte vermeldingen op een factuur in België: de checklist

Eén ontbrekende vermelding op een factuur, en de boekhouder aan de overkant stuurt ze terug. In het slechtste geval een geweigerde btw-aftrek, maanden later, bij een controle. Niets ingewikkelds, maar het volstaat één regel te vergeten om een routinedocument in een bron van last te veranderen. Hier kun je het in enkele seconden nakijken.

Wat op elke factuur moet staan

De basisgegevens zijn overal in Europa dezelfde — België past de regels van de btw-richtlijn toe. Op een volledige factuur hoort terug te komen:

• de datum van uitreiking;
• een opeenvolgend en uniek factuurnummer;
• je naam of maatschappelijke benaming, je adres en je btw-nummer;
• de naam, het adres en het btw-nummer van je klant (wanneer hij de belasting verschuldigd is);
• de omschrijving en de hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten;
• de eenheidsprijs exclusief btw, plus eventuele kortingen of rabatten;
• de datum van de handeling als die verschilt van de factuurdatum;
• de maatstaf van heffing per tarief;
• het toegepaste btw-tarief en het verschuldigde btw-bedrag;
• de uitsplitsing van de btw per tarief of, in voorkomend geval, de verwijzing naar de vrijstelling.

De vermeldingen die van het geval afhangen

Naast de basis vragen sommige situaties om een specifieke vermelding:

• Btw verlegd (autoliquidation): wanneer de btw door de klant verschuldigd is en niet door jou — typisch werken in onroerende staat tussen belastingplichtigen — draagt de factuur geen btw, maar de vermelding « Btw verlegd ».
• Vrijstellingsregeling: factureer je zonder btw onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan moet de factuur een vermelding dragen die naar die regeling verwijst. Voor de exacte bewoording, vertrouw op de FOD Financiën.
• Self-billing: stelt de klant de factuur in jouw naam op, dan draagt ze de vermelding « Self-billing ».

Binnen welke termijn versturen

De regel is precies in België: de factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na die waarin de handeling plaatsvond, worden uitgereikt. Laat een levering van eind de maand dus niet liggen.

Ze juist maken, zonder er telkens aan te denken

Deze lijst manueel op elke factuur nakijken kan, maar het is net het soort taak dat een tool beter doet dan wij. In Voilo worden facturen in conform formaat gegenereerd: je gegevens en je btw-nummer staan er al, de nummering blijft opeenvolgend, en de KBO-opzoeking haalt de naam, het adres en het ondernemingsnummer van je klant op uit zijn nummer — minder typfouten op gegevens die exact moeten zijn. Wanneer de factuur in gestructureerd formaat vertrekt, staan die velden al op de juiste plek, zoals onze Peppol-gids uitlegt.

Wat per formule inbegrepen is, vind je op de tarievenpagina. En voor de bijzondere gevallen — vrijstellingen, intracommunautaire handelingen, specifieke sectoren — blijft de FOD Financiën de actuele officiële bron.