Van offerte naar factuur, zonder alles opnieuw in te geven

Een klant vraagt een prijs. U opent een oude offerte in Word, verandert de naam, zoekt het uurtarief op in een oud bestand en berekent de btw met de hand. De klant zegt ja. En dan begint u bijna opnieuw: u opent een factuursjabloon en typt dezelfde lijnen, dezelfde hoeveelheden en dezelfde prijzen nog eens in. Twee keer hetzelfde werk, met twee keer zoveel kans om een cijfer verkeerd te zetten.

Precies dat stuk van het traject — van prijsvraag tot betaalde factuur — moet een goede offertetool korter maken. Niet alleen mooi ogen, maar voorkomen dat u hetzelfde twee keer ingeeft.

Een offerte die op uw prijzen is gebouwd

In plaats van uw tarieven telkens opnieuw te typen, zet u ze één keer in een bibliotheek van artikelen en materialen. Een prestatie, een levering, een pakketprijs: u voegt ze in enkele seconden toe aan een offerte, met omschrijving en prijs al ingevuld. De berekeningen volgen vanzelf — subtotalen, kortingen, marges, btw aan 21 % of het tarief dat van toepassing is. U ziet uw marge terwijl u de offerte opmaakt, niet drie weken later wanneer het te laat is om ze bij te sturen.

De sjablonen houden een verzorgde, consistente presentatie van klant tot klant. U vertrekt nooit van een wit blad, en uw offertes lijken op elkaar — in de goede zin: herkenbaar, ernstig, zonder opmaakfouten.

De klant aanvaardt online

De offerte vertrekt via een link. De klant opent ze op zijn telefoon of computer, leest ze en aanvaardt ze rechtstreeks op de pagina, zonder printen, tekenen, scannen en terugsturen. U ziet aan uw kant dat het aanvaard is. Dat haalt die paar vage dagen weg waarin u niet weet of het dossier vooruitgaat of dat u moet opvolgen.

Eén klik, en de offerte wordt een factuur

Zodra de offerte aanvaard is, zet u ze om in een factuur zonder iets opnieuw in te geven: de lijnen, de hoeveelheden en de prijzen worden overgenomen zoals ze zijn. U controleert, past aan als er op de werf iets extra bijkwam, en verstuurt.

Net daar komt ook een Belgische regel in beeld. Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur verplicht tussen btw-plichtige ondernemingen in België: een pdf per e-mail volstaat niet meer, de factuur moet via het PEPPOL-netwerk in een gestructureerd formaat lopen. Wanneer uw aanvaarde offerte een factuur wordt, wordt die omgezet naar UBL-formaat en verzonden via een gecertificeerd PEPPOL-toegangspunt — u blijft in orde zonder erbij stil te staan. De regel geldt niet voor particulieren (B2C); ze gaat over uitwisselingen tussen ondernemingen.

En wanneer u een voorschot nodig hebt

Voor sommige dossiers wilt u een deel innen voor u begint. De proformafactuur dient daarvoor: ze kondigt het vooraf te betalen bedrag aan zonder al de definitieve factuur te zijn. Zodra het voorschot binnen is en het werk geleverd, maakt u de echte factuur op. Alles blijft in hetzelfde klantendossier, met de historiek, in plaats van verspreid over een mail, een Excel en een boekje.

Wat u nodig hebt om te starten

Offertes, de prijsbibliotheek, proforma's en de omzetting naar factuur maken deel uit van Voilo vanaf het KMO-plan, aan 25 € per maand exclusief btw, zonder verbintenis. Het ontvangen van uw leveranciersfacturen via PEPPOL is zelfs op het gratis plan inbegrepen. De details van de plannen staan op de pagina tarieven.

Het idee is niet om er nog een softwarepakket bij te nemen. Het is ervoor zorgen dat een prijs die u één keer hebt ingetikt u van offerte tot factuur dient, zonder hem te herschrijven — en zonder dat er onderweg een nul verloren gaat.