Peppol ID: hoe registreer je je op het netwerk en verstuur je je eerste factuur

Sinds 1 januari 2026 is een factuur tussen twee Belgische ondernemingen niet langer zomaar een pdf in een e-mail. Ze moet gestructureerd circuleren, via het Peppol-netwerk. De datum kent intussen bijna iedereen. Wat het concreet betekent om 'op Peppol te staan', veel minder — en daar beginnen meestal de vragen.

Wat is een Peppol ID precies?

Peppol lijkt op een telefoonnetwerk. Om een factuur bij de juiste bestemmeling te krijgen, heeft elke onderneming een unieke identificatie: haar Peppol ID. De FOD Financiën gebruikt zelf het beeld van de telefoon — het ID 'werkt als een telefoonnummer in een telecommunicatienetwerk'.

In België steunt dat ID op je ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), via het technische schema 0208. Je KBO-nummer wordt dus je adres op het netwerk. Je hoeft niets te verzinnen: het nummer dat al op je officiële documenten staat, vormt de basis.

Je registreert jezelf niet alleen

Wat vaak verrast: je sluit jezelf niet rechtstreeks aan op Peppol. De overheid is daar duidelijk over — een onderneming kan zich niet zelf bij het netwerk aanmelden. Je gaat via een erkende dienstverlener, het toegangspunt (Access Point), meestal ingebouwd in een facturatieprogramma.

Dat toegangspunt registreert je, kent je Peppol ID toe en zorgt voor het beveiligde transport van de documenten. Bij Voilo verloopt de registratie via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt: ze is gratis, het Peppol ID wordt automatisch toegekend en de ontvangst van facturen blijft onbeperkt en gratis, ook op het gratis plan. Je komt nooit aan de XML of de netwerkinstellingen.

Nakijken of je klant al bereikbaar is

Voor je verstuurt, is het een goede reflex om te checken of je bestemmeling documenten kan ontvangen. Via de publieke gids Lookup Peppol zoek je een onderneming op naam of op nummer. Voor een zoekopdracht op KBO-nummer combineer je het schema en het nummer, bijvoorbeeld 0208:0123456789. Verschijnt de onderneming, dan is ze bereikbaar. Let op: de gids toont wie kan ontvangen, niet noodzakelijk wie kan versturen.

Je eerste gestructureerde factuur versturen

In de praktijk maak je je factuur zoals altijd. De software doet de rest: de factuur wordt omgezet naar het gestructureerde formaat UBL 2.1 (de norm Peppol BIS Billing 3.0, afgestemd op de Europese standaard EN 16931), gevalideerd om een afwijzing te vermijden en daarna afgeleverd bij het systeem van je klant. Een leesbare pdf-versie blijft beschikbaar voor je archief. Omgekeerd komen de facturen van je leveranciers rechtstreeks in je account binnen, zonder overtypen. Wil je elke stap zien, dan loodst onze Peppol-gids je erdoorheen.

Wie moet zich registreren — en wie niet

Sinds 1 januari 2026 geldt de verplichting voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen in hun onderlinge transacties (B2B). Enkele nuttige preciseringen uit de officiële teksten:

• De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 €) ontslaat je niet: je valt onder de verplichting.
• Btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn, zonder vaste inrichting, vallen niet onder de verplichting, ook al zijn ze hier voor btw geïdentificeerd.
• Facturen aan particulieren (B2C) vallen er niet onder. Toch dit: zelfs als je enkel aan particulieren factureert, moet je de gestructureerde facturen van je leveranciers kunnen ontvangen.

Voor je eigen situatie blijft de FOD Financiën de referentie. Aan de kant van de tool zijn registratie en verzending al in al onze plannen inbegrepen: vergelijk de formules op de tarievenpagina en start met het gratis plan om de ontvangst te testen zonder iets te betalen.