Een offerte laten aanvaarden en een contract online tekenen, zonder printen

De klant zei ja aan de telefoon. Nu nog dat ja omzetten in een schriftelijke verbintenis — en net daar blijft het vaak hangen. De offerte vertrekt als pdf, het contract ook, de klant moet het printen, tekenen, scannen, terugsturen. Elke stap kost dagen, en een akkoord dat afkoelt, kun je verliezen. Het goede nieuws: niets van dat alles is verplicht.

Houdt een elektronische handtekening juridisch stand?

Ja, en het kader is Europees. De eIDAS-verordening (verordening EU nr. 910/2014) is rechtstreeks van toepassing in alle lidstaten sinds 1 juli 2016. Het basisprincipe is helder: een elektronische handtekening mag haar rechtsgevolg niet worden ontzegd en mag niet als bewijs voor de rechter worden geweigerd louter omdat ze elektronisch is.

De verordening onderscheidt drie niveaus: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde handtekening. Die laatste heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening in de hele Unie. Voor de meeste courante commerciële offertes en contracten tussen een onderneming en haar klanten volstaat een online gegeven, getimed en bewaard akkoord ruimschoots om de instemming vast te leggen.

De offerte die je met één klik aanvaardt

In Voilo verstuur je een offerte met een link. De klant opent ze in zijn browser, bekijkt ze en aanvaardt ze online, zonder iets te printen. Zodra ze aanvaard is, zet de offerte zich om in een factuur: geen dubbele invoer, geen versie die tussen twee mailboxen verloren raakt. Je ziet ook waar elke offerte staat — verzonden, bekeken, aanvaard — zonder blind te moeten aanmanen.

Een contract tekenen zonder de papieren omweg

Dezelfde logica voor contracten. Je genereert het document als pdf vanuit de app, je verstuurt het via een beveiligde publieke link, en je klant tekent het rechtstreeks online. Je krijgt een getekend document en een spoor van de verrichting, zonder printer of afspraak om te paraferen. Voor een vakman die een werf afrondt of een dienstverlener die een opdracht start, is dat vaak het verschil tussen vandaag of volgende week beginnen.

Waarom dit het ritme van je verkoop verandert

De wrijving bij het tekenen verlagen is niet enkel comfort:

• je verkort de tijd tussen het mondelinge akkoord en de vaste verbintenis, dus je start — en factureert — vroeger;
• alles blijft op één plek: offerte, contract en daarna factuur, zonder dezelfde gegevens opnieuw in te typen;
• je houdt een helder overzicht van wie wat aanvaardde, en wanneer.

Offertes en hun automatische omzetting in een factuur zijn beschikbaar vanaf het PME-plan (25 €/maand excl. btw). Het online tekenen van contracten maakt deel uit van de module Contracten, inbegrepen in het Enterprise-plan of apart verkrijgbaar als aanvulling — de mogelijkheden vind je op de tarievenpagina. Zodra het contract getekend is, kan de factuur die volgt rechtstreeks in gestructureerd formaat naar het systeem van de klant vertrekken, zoals onze Peppol-gids uitlegt. Voor de exacte juridische waarde van een handtekening volgens het type akte blijft de eIDAS-verordening van de Europese Commissie de referentie.