Leveranciersfacturen ontvangen via Peppol: wat echt verandert

Bij de e-factuur denkt men eerst aan het versturen. Toch is de eerste muur waar de meeste Belgische ondernemingen in 2026 tegenaan lopen de ontvangst. Een leverancier stuurt zijn factuur voortaan in gestructureerd formaat, rechtstreeks van zijn software naar de jouwe. Ben je niet uitgerust om ze te ontvangen, dan mis je een document dat je nochtans moet verwerken en aftrekken.

Ontvangen is niet optioneel

De tekst laat hier geen twijfel over: sinds 1 januari 2026 moeten je professionele klanten gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. De ontvangstcapaciteit maakt dus deel uit van de verplichting, net zoals het verzenden. De Europese Commissie verwoordt het helder: 'klanten moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken'.

Peppol is het standaardkanaal. Een onderneming kan niet alleen beslissen om ervan af te wijken: de weg via Peppol moet altijd mogelijk blijven. Concreet: zodra een van je leveranciers overschakelt naar gestructureerd — en velen deden dat al — verwacht hij dat je bereikbaar bent op het netwerk.

Hermes, het tijdelijke vangnet

De overheid voorzag een oplossing voor wie achterloopt: het platform Hermes. De rol is eenvoudig — een gestructureerde factuur omzetten naar een leesbaar formaat (pdf) voor bestemmelingen die nog niet uitgerust zijn. Handig om een leverancier in orde niet te blokkeren, maar het is geen strategie: Hermes wordt voorgesteld als een tijdelijke oplossing, bedoeld om te verdwijnen naarmate ondernemingen digitaliseren. Je krijgt een pdf, dus je verliest net het voordeel van gestructureerd: alles weer manueel intypen, zoals vroeger.

Wat gestructureerde ontvangst dagelijks verandert

Een via Peppol ontvangen factuur is geen afbeelding: het is data. Je leverancier, het nummer, de lijnen, de bedragen, de btw-tarieven komen al ingevuld binnen. In de praktijk betekent dat:

• geen manueel overtypen meer van aankoopfacturen, dus minder invoerfouten;
• een eenvoudiger afstemming met je betalingen dankzij de directe bankkoppeling en de automatische reconciliatie;
• data die klaar is voor de boekhoudkundige export, zonder omweg via papier.

Bij Voilo is de Peppol-ontvangst onbeperkt en gratis, ook op het gratis plan. Leveranciersfacturen komen rechtstreeks in je account binnen, via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt, zonder pdf's te klasseren of over te typen. De volledige flow staat in onze Peppol-gids.

En leveranciers die bij pdf blijven?

Niet iedereen schakelt van de ene dag op de andere over, en sommige buitenlandse leveranciers sturen nog een tijd pdf's per e-mail. Voor die gevallen leest de AI-ondersteunde verwerking het document automatisch — leverancier, lijnen, bedragen, btw — en zet het om naar bruikbare data, zonder alles opnieuw in te typen. Peppol dekt bovendien meer dan 30 landen, dus een groot deel van je Europese leveranciers schakelt eveneens over naar gestructureerd.

De ontvangst is vaak het stuk dat men vergeet voor te bereiden. Het is ook het eenvoudigste om op te zetten: je moet enkel geregistreerd en bereikbaar zijn op het netwerk. Je kunt het gratis testen door een account aan te maken en daarna de formules vergelijken op de tarievenpagina als je meer wil versturen dan het gratis plan toelaat. Voor vragen over je eigen situatie blijft de FOD Financiën de officiële referentie.