Een klantfiche aanmaken zonder alles over te typen: het ondernemingsnummer volstaat

Een klantfiche openen, de exacte bedrijfsnaam overtypen, het adres van de zetel, de rechtsvorm, het btw-nummer... en hopen dat u zich niet in één cijfer vergist hebt. Dat soort taak herhaalt u meermaals per maand zonder erbij na te denken, en op den duur kost het geld: een fout adres op een factuur, twee omgewisselde cijfers in een ondernemingsnummer, en het document mag opnieuw.

Nochtans bestaan al die gegevens al, op één plek, gecontroleerd en openbaar. Elke Belgische onderneming staat ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) — de Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) langs Franstalige kant. Voilo put daar de gegevens uit in uw plaats: u geeft een ondernemingsnummer of een naam in, en de fiche vult zichzelf in.

De KBO, in twee zinnen

De KBO is het officiële register van de Belgische ondernemingen, beheerd door de FOD Economie. Elke vennootschap, zelfstandige of vestigingseenheid krijgt er een uniek ondernemingsnummer van tien cijfers — hetzelfde nummer dat, voorafgegaan door "BE", het btw-nummer wordt. U vindt er de officiële benaming, het adres van de zetel, de rechtsvorm, de begindatum van de activiteit, de activiteitscodes (NACE-BEL) en de btw-status.

Die gegevens zijn openbaar en gratis raadpleegbaar via de tool Public Search van de KBO. Iedereen kan er het bestaan en de identiteit van een onderneming controleren aan de hand van haar nummer. Het is precies deze officiële bron die Voilo bevraagt wanneer u een fiche aanmaakt.

Hoe het in Voilo werkt

Wanneer u een nieuwe klant of leverancier toevoegt, staat u niet voor een leeg formulier. U geeft het ondernemingsnummer in (of u zoekt op naam), en Voilo haalt meteen op:

• de officiële benaming van de onderneming, gespeld zoals in het register;
• het adres van de zetel;
• de rechtsvorm (BV, NV, zelfstandige natuurlijke persoon...);
• het btw-nummer, in overeenstemming met het ondernemingsnummer.

U leest na, u vult aan wat eigen is aan de relatie (een contact, een e-mail, uw betalingsvoorwaarden), en de fiche is klaar. Wat twee minuten overtypen kostte, is in enkele seconden geregeld.

De echte winst is meer dan tijd

Een Belgische factuur moet de exacte naam en het adres van uw klant vermelden, samen met zijn btw-nummer. Zijn die vermeldingen fout of onvolledig, dan kan de factuur betwist worden — en bij een controle bent u het die ze moet rechtzetten. Vertrekken van de officiële bron sluit dat risico al bij de eerste invoer uit.

Er is ook het effect van een "schone databank". Wanneer elke fiche uit hetzelfde register komt, hebt u niet langer drie schrijfwijzen van dezelfde klant in uw bestand, noch een adres dat hier up-to-date is en daar verouderd. Uw klantenlijst blijft consistent — wat telt op de dag dat u wilt filteren, een onbetaalde factuur wilt opvolgen of naar uw boekhouder wilt exporteren.

En bij het elektronisch versturen van de factuur

Sinds 2026 moeten facturen tussen Belgische ondernemingen (B2B) gestructureerd en elektronisch uitgewisseld worden, doorgaans via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL steunt net op diezelfde ondernemingsidentificatie: het nummer dient om uw klant op het netwerk terug te vinden en de factuur af te leveren. Een fiche die van bij het begin correct is opgebouwd, met het juiste nummer, is meteen ook een elektronische factuur die vlot vertrekt. Voilo neemt dat deel op zich via een gecertificeerd PEPPOL-toegangspunt — maar alles begint bij een correcte klantidentiteit.

Gegevens die actueel blijven

De KBO werkt haar gegevens dagelijks bij: een adres- of naamswijziging die vandaag geregistreerd wordt, is de dag nadien beschikbaar. U werkt dus met de meest recente informatie die de overheid over een onderneming heeft, zonder ze ooit opnieuw in te tikken. De raadpleging via Public Search blijft wel voorbehouden voor normaal gebruik — een fiche controleren en aanvullen, niet het register massaal leegzuigen.

In de grond is het principe eenvoudig: minder handmatige invoer, minder fouten, administratie die in uw plaats vooruitgaat. Voilo bundelt die ondernemingszoekfunctie, het beheer van uw klanten en leveranciers en de facturatie in één abonnement zonder verbintenis. U ziet wat inbegrepen is op de tarievenpagina (prijzen excl. btw).