Verplichte elektronische B2B-facturatie in België: wat er op 1 januari 2026 veranderde

Sinds 1 januari 2026 volstaat een factuur als pdf per e-mail niet meer tussen Belgische ondernemingen. De wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek legt de gestructureerde elektronische factuur op voor B2B-verrichtingen, en die deadline ligt intussen achter ons. Factureert u nog op de oude manier, dan leest u hier wat dat concreet betekent.

Wat is een 'gestructureerde' factuur?

Een gestructureerde factuur is geen pdf, geen scan en geen afbeelding. Het is een databestand in XML-formaat dat de software van uw klant automatisch inleest en verwerkt, zonder overtypen. In België is de gekozen standaard Peppol BIS 3.0, conform de Europese norm EN 16931, en de uitwisseling verloopt standaard via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail, hoe verzorgd ook, voldoet niet aan de verplichting: een machine leest hem niet op dezelfde manier.

Wie valt eronder?

In de praktijk zowat elke btw-plichtige zelfstandige en onderneming in België. De verplichting geldt of u nu in hoofd- of bijberoep werkt, zodra u een actief btw-nummer hebt. Ze geldt ook voor:

• kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling van belasting (jaaromzet van maximaal 25.000 €);
• uitbaters onder de bijzondere landbouwregeling;
• leden van een btw-eenheid en Belgische vaste inrichtingen van buitenlandse ondernemingen.

De boodschap is duidelijk: de drempel van de btw-vrijstelling stelt u nergens van vrij. Zodra u aan andere ondernemingen factureert, valt u onder de regeling.

Wie niet?

Enkele situaties blijven buiten de verplichting:

• facturen aan particulieren (B2C);
• handelingen die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het btw-wetboek (bepaalde medische, financiële en onderwijsdiensten…);
• btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn en er geen vaste inrichting hebben, ook al beschikken ze over een Belgisch btw-nummer.

En de pdf per e-mail?

Die is niet helemaal verdwenen, maar mag niet langer uw standaardkanaal zijn. Een alternatief formaat is enkel toegestaan als beide partijen daarmee akkoord gaan en als dat formaat converteerbaar blijft naar de norm EN 16931. Bovendien kan niemand een alternatief opleggen aan zijn handelspartner: de weg via Peppol moet altijd openblijven. In de praktijk is het eenvoudigste om over te schakelen op Peppol en u de vraag niet bij elke factuur meer te stellen.

Een fiscaal duwtje om u uit te rusten

Overschakelen op elektronische facturatie kost iets aan software, en de wetgever heeft dat ingecalculeerd. Voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 mogen kleine ondernemingen en zelfstandigen die een abonnementsformule voor hun facturatiesoftware gebruiken, 120 % van die kosten in aftrek brengen. Sinds 1 januari 2025 is de investeringsaftrek voor digitale investeringen bovendien opgetrokken tot 20 %. Zo dekt u een deel van de kosten van de inorderstelling.

Wat er al aankomt: de e-reporting van 2028

De gestructureerde factuur is maar een eerste stap. Het federale regeerakkoord voorziet tegen 2028 in een systeem van elektronische, bijna realtime aangifte van transacties, dat de jaarlijkse klantenlisting moet vervangen. Dat luik is nog niet in wetgeving gegoten, maar het zal steunen op de gegevens die al in uw gestructureerde facturen zitten. Wie vandaag op Peppol overschakelt, neemt dus een voorsprong op de volgende stap.

Hoe stelt u zich in orde?

De aanpak komt neer op drie punten: beschik over software die Peppol-facturen kan versturen en ontvangen, laat uw onderneming registreren op het netwerk, en controleer vóór verzending of uw klanten er bereikbaar zijn. Bij Voilo is de Peppol-registratie gratis en is de ontvangst van leveranciersfacturen onbeperkt, ook op het gratis plan; de betalende plannen starten vanaf 25 €/maand excl. btw. U maakt de factuur gewoon op, ze wordt automatisch omgezet naar het gestructureerde formaat, gevalideerd en vervolgens verstuurd via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt.

Wilt u het netwerk grondig begrijpen, lees dan onze Peppol-gids; om de formules te vergelijken zet de tarievenpagina op een rij wat in elk plan zit.

Nog dit: voor strikt fiscale vragen (sancties, bijzondere gevallen, het tijdpad voor uw situatie) blijft de FOD Financiën de referentie. Beter daar te rade gaan dan vertrouwen op een benaderende lezing.