Een buitenlandse klant factureren vanuit België: btw en vermeldingen

U hebt net een klant in Frankrijk, Duitsland of zelfs buiten Europa binnengehaald. De eerste vraag, nog vóór u de factuur verstuurt: rekent u 21% Belgische btw aan? In de meeste gevallen niet, maar het hangt af van wie de klant is en waar die zich bevindt. Een vergissing betekent een btw-correctie of een teruggestuurde factuur. Hier is het overzicht, geval per geval.

Eerste reflex: controleer het btw-nummer van de klant

Bepaal eerst aan wie u verkoopt. Een zakelijke klant in de Europese Unie moet een geldig btw-nummer hebben. Controleer het in VIES, het officiële hulpmiddel van de Europese Commissie: is het nummer geldig, dan zit u in B2B binnen de EU en gelden de regels hieronder. Is er geen geldig nummer, behandel de klant dan als een particulier (B2C).

Verkopen aan een onderneming in de EU (B2B)

Wanneer u goederen verkoopt aan een onderneming in een andere lidstaat en die goederen België verlaten, rekent u geen btw aan, op voorwaarde dat de klant een geldig btw-nummer heeft. De koper voldoet de btw in zijn eigen land: dat is de verlegging van heffing (reverse charge).

Voor diensten tussen ondernemingen ligt de plaats van heffing in de regel in het land van de klant: u factureert zonder btw en de klant verlegt ze naar het tarief dat bij hem geldt. In beide gevallen draagt uw factuur geen Belgische btw, maar moet ze de vermelding « Btw verlegd » bevatten en beide btw-nummers vermelden. Afhankelijk van uw activiteit kunnen er aangifteverplichtingen bijkomen: controleer uw precieze situatie bij de FOD Financiën.

Verkopen aan een particulier in de EU (B2C)

Voor verkopen aan particulieren in een ander EU-land geldt een drempel van 10 000 € per jaar, voor de hele EU samen, voor afstandsverkopen. Eronder past u Belgische btw toe. Erboven past u de btw van het land van de klant toe, en met het éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) geeft u die btw aan en betaalt u ze vanuit één land, zonder u overal te registreren.

Verkopen buiten de Europese Unie

Verkoopt u goederen aan een klant buiten de EU, dan rekent u geen btw aan: het is een uitvoer. Bewaar de bewijzen dat de goederen het grondgebied hebben verlaten. Voor diensten aan een klant buiten de EU is er doorgaans evenmin Belgische btw, maar de regel hangt af van de aard van de dienst: te bevestigen per geval.

Wat de e-facturatieplicht van 2026 internationaal wel of niet verandert

De Belgische verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie tussen ondernemingen, vanaf 1 januari 2026, viseert de nationale B2B-verrichtingen, tussen in België gevestigde belastingplichtigen. Intracommunautaire leveringen en diensten die in een ander EU-land worden belast, vallen niet onder dat toepassingsgebied. Toch blijft het PEPPOL-netwerk bruikbaar in meer dan 30 Europese landen: is uw buitenlandse klant erop aangesloten, dan stuurt u hem op dezelfde manier een gestructureerde factuur, wat de uitwisseling vereenvoudigt, ook zonder verplichting.

Hoe Voilo het factureren naar het buitenland vereenvoudigt

Over de grens factureren betekent vooral: de juiste btw-behandeling en de juiste vermeldingen. In Voilo maakt u facturen in meerdere valuta's (EUR, USD, GBP…) en in meerdere talen, met de aangepaste wettelijke vermeldingen. Voor een Europese zakelijke klant die op PEPPOL is aangesloten, verloopt de verzending via een gecertificeerd PEPPOL Access Point, in hetzelfde gestructureerde formaat als in België. Alles, klanten, facturen, statussen, boekhoudkundige export, blijft op één plek.

U start met het Gratis-plan (0 €), en de betalende formules gaan van PME aan 25 €/maand tot Enterprise aan 70 €/maand (prijzen excl. btw, zonder verbintenis). Twijfelt u over een grensoverschrijdende factuur, dan antwoordt een menselijke support 24/7, echte mensen. Zie de tarieven.

De bovenstaande informatie is algemeen en vervangt geen fiscaal advies. Voor uw precieze situatie (drempels, vermeldingen en aangifteverplichtingen) raadpleeg de FOD Financiën.