Aanwezigheidsregistratie op de werf: de verplichting, en de geolokalisatie die erbij past

Op een werf weten wie aanwezig was en wanneer, is niet alleen een kwestie van organisatie. Boven een bepaald bedrag is het in België een wettelijke verplichting. Veel aannemers kennen de regel vaag, zonder te weten waar de drempel ligt of hoever hun verantwoordelijkheid reikt. Even op een rij zetten dus, en daarna kijken hoe een interne geolokalisatie-prikklok aansluit op die verplichting.

Wat de wet zegt

De elektronische aanwezigheidsregistratie op de werf — het officiële systeem heet Checkinatwork, beheerd door de RSZ — wordt verplicht zodra het totale bedrag van de werken in onroerende staat 500.000 € exclusief btw bereikt of overschrijdt. Die drempel geldt voor alle werven die vanaf 1 maart 2016 startten (voordien lag hij op 800.000 €).

Concreet moet van elke persoon die op de werf werkt de aanwezigheid worden geregistreerd. Wordt de drempel tijdens de uitvoering bereikt, dan deelt de RSZ de verplichting aan alle betrokkenen mee. De registratie stopt bij de voorlopige oplevering van de werken.

Wie het betreft

De verplichting geldt niet enkel voor de hoofdaannemer. Alle op de werf aangegeven betrokkenen vallen eronder — ook de onderaannemers en, in voorkomend geval, de architect die als bouwdirectie optreedt. Elk blijft verantwoordelijk voor de registratie van de aanwezigheden van zijn eigen werknemers. Op een werf met meerdere bedrijven is het dus coördinatie, geen losse formaliteit.

Interne prikklok en officiële aangifte: twee verschillende dingen

Belangrijk om te verduidelijken: de Checkinatwork-aangifte is een officiële stap naar de RSZ. Een interne prikklok vervangt die niet. Ze beantwoordt wel aan een andere, even concrete behoefte: je eigen betrouwbare, getimede spoor bijhouden van wie op welke werf was.

Daar maakt een geolokalisatie-prikklok het verschil. In Voilo klokken je ploegen hun aankomst en vertrek via de mobiele app, met nauwkeurige geolokalisatie (3 tot 5 meter in normale omstandigheden) en per werf instelbare tolerantiezones. Je krijgt een volledige historiek van aanwezigheden en verplaatsingen, plus meldingen bij afwezigheid of te laat komen. (Deze functie hoort bij het Enterprise-plan — vergelijk de formules op de tarievenpagina.)

Waarom het de moeite loont, los van de verplichting

Een betrouwbaar aanwezigheidsoverzicht dient veel meer dan de sociale controle:

• het voedt de loonadministratie en de facturatie per gewerkt uur, zonder overtypen of papieren urenbriefjes;
• het geeft je de reële loonkost per werf, handig voor je volgende offertes;
• het documenteert je activiteit bij een geschil of een controle.

En omdat alles in dezelfde tool zit, belanden de uren van een werf vanzelf in de factuur naar de klant — via het gestructureerde netwerk, zoals onze Peppol-gids uitlegt. Voor het strikt wettelijke deel (drempels, aangiftes, bijzondere gevallen) blijven de RSZ en de FOD Werkgelegenheid de referentie.