Conditions Générales
Les présentes Conditions Générales régissent l'utilisation de la plateforme Voilo et des services fournis par HD Office S.R.L.
Important
L'utilisation de la plateforme Voilo implique l'acceptation intégrale de ces conditions. Veuillez les lire attentivement avant d'utiliser nos services.
Sommaire
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1. Définitions
Termes et définitions utilisés dans ces conditions
« Voilo »
L'application en ligne de facturation et de gestion de projets, ainsi que les services connexes fournis par HD Office S.R.L.
« Fournisseur »
HD Office S.R.L., propriétaire et opérateur de la plateforme Voilo.
« Client »
Toute personne physique ou morale qui utilise la plateforme et les services Voilo.
« Services »
Toutes les fonctionnalités offertes par Voilo (facturation en ligne, tableau de bord, check-in/out, devis, bibliothèque de prix, transmission PEPPOL, e-mails sécurisés, envoi postal automatique, etc.).
« Données Client »
Les informations, documents et données (y compris données à caractère personnel) téléchargées ou traitées via Voilo.
« Force majeure »
Tout événement externe, imprévisible et inévitable (ex. catastrophes naturelles, épidémies, incendies, attaques cybernétiques, pannes électriques, grèves, défaillances de réseau, etc.) rendant impossible la fourniture des services.
2. Champ d'application
À qui s'appliquent ces conditions
Application universelle
Les présentes Conditions Générales s'appliquent à tous les utilisateurs de la plateforme Voilo et à tous les services fournis par HD Office S.R.L.
Acceptation obligatoire
L'utilisation de l'application implique l'acceptation intégrale de ces conditions.
Exclusion des conditions du Client
Toute condition générale du Client est expressément exclue et ne lie pas le Fournisseur.
3. Conclusion du contrat
Formation automatique par souscription d'un abonnement
Offres et prix indicatifs
Toute offre, prix ou présentation des services Voilo affichée sur le site web a un caractère purement informatif. Les prix peuvent être adaptés à tout moment par le Fournisseur.
Formation automatique du contrat
Aucun contrat formel n'est signé. La relation contractuelle entre Voilo et le Client est formée automatiquement dès :
Durée et facturation
L'abonnement est facturé de manière récurrente, sur base mensuelle ou annuelle selon le plan choisi par le Client. Aucune période d'essai n'est offerte.
Renouvellement automatique
Chaque abonnement est renouvelé automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle), sans notification préalable et avec prélèvement automatique sur le moyen de paiement enregistré. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace personnel ; la résiliation prend effet à la fin de la période en cours déjà payée, sans remboursement.
4. Droits d'utilisation (licence)
Vos droits et limitations d'usage
Licence accordée
Le Client reçoit une licence limitée, non exclusive et non transférable pour utiliser la plateforme Voilo.
Interdictions
Toute revente, sous-licence, cession ou exploitation commerciale de l'accès à Voilo est interdite sans accord écrit préalable du Fournisseur.
Évolutions de la plateforme
Le Fournisseur peut mettre à jour, modifier ou améliorer unilatéralement la plateforme, sans obligation de maintenir les fonctionnalités antérieures.
5. Obligations du Client
Vos responsabilités en tant qu'utilisateur
Responsabilités principales
Utilisation exclusivement réceptrice strictement interdite
Il est strictement interdit d'utiliser Voilo uniquement comme plateforme de réception de factures électroniques (PEPPOL ou autres canaux) tout en émettant les factures sortantes via un logiciel de facturation concurrent. L'enregistrement de votre VAT dans le réseau PEPPOL via Voilo et le maintien du compte impliquent l'engagement d'utiliser Voilo également pour l'émission. Le non-respect entraîne la suspension immédiate du compte, le retrait de votre VAT du réseau PEPPOL via notre infrastructure et, en cas de récidive, la résiliation définitive du contrat, sans préavis ni indemnisation.
Obligation d'exportation avant la clôture du compte
Le Client est seul responsable de la conservation légale de ses documents fiscaux, comptables et de toute donnée à valeur probante (notamment les 10 ans imposés par le Code TVA belge). Voilo est un outil technique de gestion : avant toute clôture de compte ou suppression de données, le Client a l'obligation d'exporter et d'archiver lui-même l'intégralité de ses factures, notes de crédit, devis, fiches de paie et tout document à valeur fiscale. Aucune copie de sauvegarde n'est conservée par Voilo après suppression du compte. Toute perte de données résultant d'une suppression demandée par le Client relève de sa seule responsabilité.
Droit de suspension
Le Fournisseur se réserve le droit de suspendre ou de refuser le traitement de tout document non conforme à la loi, aux présentes conditions ou en cas d'utilisation détournée de la plateforme (notamment l'utilisation uniquement réceptrice combinée à une émission via un concurrent).
6. Facturation et paiements
Prélèvements automatiques et gestion des échecs de paiement
Prélèvement automatique
Les paiements sont prélevés automatiquement sur le moyen de paiement enregistré (carte bancaire ou domiciliation) via notre prestataire de paiement Stripe. Aucune facture papier ou intervention manuelle n'est requise. Une facture électronique est générée automatiquement et disponible dans l'espace personnel du Client.
En cas d'échec du prélèvement automatique
7. Exclusion totale de responsabilité
Aucune responsabilité assumée par le Fournisseur
Aucune responsabilité assumée
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, le Fournisseur n'assume aucune responsabilité, de quelque nature que ce soit, pour tout dommage, perte ou préjudice résultant directement ou indirectement de l'utilisation, de l'indisponibilité ou du dysfonctionnement de Voilo, y compris en cas de perte de données, d'erreurs, de bugs, de bogues, d'interruption de service, de retards ou de toute autre cause. Voilo est fourni « tel quel », sans aucune garantie de quelque nature que ce soit, expresse ou implicite.
Exclusion totale des dommages
Le Fournisseur ne peut en aucun cas être tenu responsable, sous quelque forme que ce soit, notamment des dommages suivants (liste non exhaustive) :
Limite maximale absolue
Si, en dépit des exclusions ci-dessus, une responsabilité venait à être retenue contre le Fournisseur, le montant maximal payable au titre de toute réclamation, indemnisation ou dommages-intérêts est strictement limité au montant de la dernière mensualité d'abonnement payée par le Client. Aucun dépassement n'est possible, indépendamment de la nature, de la durée ou de la gravité du dommage allégué.
8. Protection des données (RGPD)
Conformité et protection de vos données
Conformité RGPD
Le Fournisseur respecte la législation relative à la protection des données (Règlement UE 2016/679).
Responsable du traitement
Données de compte et communications directes avec le Client
Sous-traitant
Données Client téléchargées sur la plateforme (factures, projets, pointages, etc.)
Transferts de données
Les données ne sont pas transférées en dehors de l'EEE sans garanties légales appropriées (ex. Clauses Contractuelles Types).
Notification d'incidents
En cas d'incident de sécurité (violation de données), le Fournisseur informera le Client dans les délais légaux.
9. Droits de propriété intellectuelle
Protection de la propriété intellectuelle
Propriété exclusive
Tous les droits d'auteur, savoir-faire, marques et autres droits de propriété intellectuelle relatifs à Voilo et à ses modules appartiennent exclusivement à HD Office S.R.L.
Interdictions strictes
Le Client n'est pas autorisé à copier, modifier, décompiler, reproduire ou redistribuer le logiciel Voilo.
10. Résiliation et cessation
Conditions de fin de contrat
Motifs de résiliation par le Fournisseur
Données après cessation
À la cessation du contrat, l'accès à la plateforme est suspendu et le Client doit exporter ses données. Le Fournisseur n'est pas tenu de conserver les Données Client après la cessation, sauf obligation légale contraire.
11. Droit applicable et juridiction compétente
Cadre légal et résolution des litiges
Droit belge
Les présentes conditions sont régies par le droit belge.
Tribunaux compétents
Tout litige sera soumis exclusivement aux tribunaux francophones compétents en Belgique.
12. Contact
Pour toute question relative aux présentes conditions
En résumé
Les points essentiels à retenir
Vos droits
- Licence d'utilisation de la plateforme
- Protection de vos données (RGPD)
- Support et assistance
Vos obligations
- Paiement dans les 8 jours
- Respect de la législation
- Usage conforme aux conditions