Protection de vos données
La présente Politique explique comment HD Office S.R.L. (« nous », « Voilo ») traite les données à caractère personnel des utilisateurs et de leurs contacts dans le cadre de l'application Voilo et de nos services.
Sommaire
Naviguez rapidement vers les sections qui vous intéressent
1. Qui sommes-nous
Responsable du traitement
HD Office S.R.L.
Nos rôles
Pour les données de votre compte, facturation, activité dans l'application
Pour les données que vous traitez concernant vos clients et projets
2. Quelles données collectons-nous
Types de données traitées selon votre utilisation de Voilo
Données d'identification
Nom, prénom, fonction, raison sociale, CBE/TVA, adresse, e-mail, téléphone
Données de compte
Identifiant, langue, rôles/autorisations, journaux de connexion et d'activité
Données opérationnelles
Projets, équipes, heures travaillées, pointages, check-in/check-out, présence temps réel
Données transactionnelles
Devis, factures, statut d'ouverture, dates/échéances, paiements
Données de communication
Identifiants PEPPOL, parcours de livraison, statuts d'e-mail, preuves d'envoi postal
Données techniques
Adresse IP, type d'appareil/navigateur, cookies/technologies similaires
Protection renforcée
Nous ne demandons et ne traitons pas sciemment de catégories particulières de données (données de santé, etc.) ni de données de mineurs. Par défaut, nous ne collectons pas de coordonnées GPS, sauf si cette fonctionnalité est explicitement activée.
3. Finalités et bases juridiques
Pourquoi et sur quelle base légale nous traitons vos données
Fourniture des services Voilo
Création de compte, gestion de projets, pointage, devis, facturation, rapports
Délivrance des factures
Support & Sécurité
Support client, communications opérationnelles et sécurité
Conformité légale
Conservation des documents fiscaux et comptabilité
4. Destinataires des données
Avec qui nous partageons vos données, uniquement si nécessaire
Fournisseurs IT (sous-traitants)
Réseau PEPPOL
Access Point Provider pour la délivrance conforme des factures
Autorités publiques
Lorsque la loi l'exige
Ce que nous ne faisons jamais
Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.
5. Transferts hors UE/EEE
Transparence sur la localisation de vos données
Principe : Hébergement prioritaire dans l'UE/EEE
L'hébergement principal de Voilo (serveurs Hetzner en Allemagne) ainsi que la base de données utilisateurs restent au sein de l'Union Européenne. La majorité du traitement de vos données s'effectue dans l'UE/EEE.
Transferts limités vers les États-Unis
Certains sous-processeurs sont établis aux États-Unis et peuvent y traiter des données pour des finalités spécifiques :
Garanties appliquées à ces transferts
Pour chaque transfert hors UE, nous appliquons cumulativement les garanties juridiques et techniques suivantes, conformément aux art. 44 à 49 du RGPD :
7. Sécurité
Mesures techniques et organisationnelles de protection
Chiffrement
Chiffrement en transit et au repos pour protéger vos données à chaque étape
Contrôle d'accès
Contrôle d'accès par rôles pour limiter l'accès aux données sensibles
Surveillance
Journalisation et alertes de sécurité pour détecter les activités suspectes
Sauvegardes
Sauvegardes régulières et tests de récupération pour assurer la continuité
6. Conservation des données
Durées de conservation selon le type de données
Données de compte
Conservées tant que le compte est actif ; supprimées immédiatement à la clôture
Documents fiscaux (factures, NC)
Voilo héberge pendant le contrat ; la conservation légale (10 ans) reste à charge du Client
Journaux techniques
Rotation automatique chez nos hébergeurs (Supabase, Hetzner)
Pointage/présence
Données contrôlées par le Client ; supprimées à la clôture du compte
Marketing
Du consentement ou opt-out à tout moment
Responsabilité du Client : exporter avant de supprimer
Voilo est un outil technique de gestion. La conservation légale des documents fiscaux, comptables et de toute donnée à valeur probante incombe exclusivement au Client (ou à son comptable), conformément au Code TVA belge (10 ans), au Code de droit économique (7 ans pour la comptabilité) et à toute autre obligation applicable. Avant de supprimer son compte ou ses données, le Client doit IMPÉRATIVEMENT exporter et archiver lui-même l'intégralité de ses factures, notes de crédit, devis, fiches de paie et tout document à valeur fiscale. Voilo décline toute responsabilité en cas de perte de données suite à une suppression demandée par le Client.
Suppression effective du compte
À la clôture du compte (action volontaire du Client depuis ses paramètres), l'ensemble des données est supprimé de manière définitive et irréversible. Aucune copie de sauvegarde n'est conservée par Voilo après la suppression.
8. Vos droits (art. 15–22 RGPD)
Vous disposez des droits suivants, dans les limites légales
Accès
Accès à vos données
Rectification
Rectification des données inexactes
Effacement
Effacement (« droit à l'oubli »)
Limitation
Limitation du traitement
Portabilité
Portabilité des données
Opposition
Opposition aux traitements
Retrait
Retrait du consentement
Décision automatisée
Protection contre les décisions automatisées
Comment exercer vos droits
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à support@voilo.eu. Nous répondrons dans les délais légaux.
Droit de réclamation
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre pays.
10. Mineurs
Protection spéciale des données des mineurs
Services non destinés aux mineurs
Nos services ne s'adressent pas aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 18 ans.
11. Mises à jour de la Politique
Comment nous vous informons des changements
Évolutions possibles
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique pour refléter des évolutions légales ou opérationnelles.
Modifications substantielles
En cas de modifications substantielles, nous vous notifierons par les canaux appropriés (e-mail, notification dans l'application, etc.).
Annexe – Spécificités Voilo
Délivrance des documents et traçabilité
PEPPOL
Nous utilisons le réseau PEPPOL pour transmettre les factures conformément aux exigences légales, avec traçabilité événementielle complète.
Preuves
Nous conservons les preuves d'envoi/réception/ouverture à des fins de conformité, de preuve et de support client, pendant les durées indiquées dans cette politique.
12. Vérification d'identité (KYC) pour PEPPOL
Pourquoi nous vérifions votre identité et votre autorité avant d'activer PEPPOL, et comment ces données sont protégées
Pourquoi cette vérification
Avant de pouvoir enregistrer votre entreprise sur le réseau PEPPOL, ou envoyer/recevoir des factures électroniques via PEPPOL, nous vérifions que vous êtes une personne réelle et identifiable et que vous êtes habilité(e) à agir pour le compte de l'entreprise (numéro de TVA/BCE) concernée. Cette vérification vise à prévenir la fraude, l'usurpation d'identité et l'enregistrement non autorisé d'entreprises sur PEPPOL, protégeant ainsi aussi bien vous-même que les entreprises dont les factures transitent par ce réseau.
Données collectées lors de la vérification
Selon votre relation avec l'entreprise, nous pouvons traiter :
Bases légales
Une décision toujours humaine
Un contrôle automatique peut recouper vos informations avec le registre public de la BCE, mais la décision finale (approbation ou refus) est toujours prise par une personne habilitée chez Voilo. Il n'existe aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques au sens de l'art. 22 du RGPD. Le traitement d'une demande prend généralement jusqu'à 24 heures.
Comment ces données sont protégées
Vos documents et images sont chiffrés sur votre appareil avant même d'être envoyés. Seul le personnel de Voilo explicitement autorisé et individuellement habilité (« vérificateurs ») peut les déchiffrer, chacun via sa propre clé personnelle, distincte de son mot de passe de connexion. Les fichiers chiffrés sont stockés dans un espace privé, non public, sans passer par un outil de vérification d'identité tiers.
Durée de conservation
Le document d'identité, le selfie et les images de liveness (données biométriques) sont conservés pendant toute la durée où votre compte reste actif — afin de pouvoir justifier, en cas de contrôle ou de suspicion de fraude, qui a créé le compte et avec quels documents il a été vérifié — puis supprimés de manière irréversible, y compris dans les sauvegardes, à la clôture du compte.
Un enregistrement minimal — le résultat de la vérification, la date, l'entreprise concernée et, si nécessaire, votre nom et votre date de naissance, sans aucune image — est conservé aussi longtemps que votre compte reste actif (c'est-à-dire tant que vous utilisez l'application), puis 5 ans après la clôture du compte, à titre de preuve en cas de fraude ou de litige, avant suppression définitive.
Retirer votre consentement
Outre les droits décrits à la section « Vos droits », vous pouvez à tout moment retirer votre consentement au traitement de vos données biométriques en nous contactant à support@voilo.eu. Ce retrait empêche l'utilisation de PEPPOL mais n'affecte pas la licéité du traitement déjà effectué.
Contact
Pour toute question, droit ou demande relative à la protection des données
Notre équipe de protection des données vous répondra dans les meilleurs délais