Recevoir vos factures fournisseurs via PEPPOL : ce qui change vraiment

Quand on évoque la facture électronique, on pense d'abord à l'envoi. Pourtant, le premier mur que la plupart des entreprises belges vont rencontrer en 2026, c'est la réception. Un fournisseur vous envoie désormais sa facture en format structuré, directement de son logiciel au vôtre. Si vous n'êtes pas équipé pour la recevoir, vous passez à côté d'un document que vous êtes pourtant censé traiter et déduire.

Recevoir n'est pas optionnel

Le texte est sans ambiguïté sur ce point : depuis le 1er janvier 2026, vos clients professionnels doivent pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques structurées. Autrement dit, la capacité de réception fait partie de l'obligation, au même titre que l'émission. La Commission européenne le formule clairement : « les clients doivent pouvoir recevoir et traiter les factures électroniques ».

PEPPOL est le canal par défaut. Une entreprise ne peut pas décider seule d'y déroger : la voie PEPPOL doit toujours rester possible. Concrètement, dès qu'un de vos fournisseurs passe au structuré — et beaucoup l'ont déjà fait — il s'attend à ce que vous soyez joignable sur le réseau.

Hermes, le filet de sécurité temporaire

L'État a prévu une solution pour les retardataires : la plateforme Hermes. Son rôle est simple — convertir une facture structurée en format lisible (PDF) pour les destinataires qui ne sont pas encore équipés. Utile pour ne pas bloquer un fournisseur en règle, mais ce n'est pas une stratégie : Hermes est présenté comme une solution temporaire, destinée à disparaître à mesure que les entreprises se digitalisent. Vous récupérez un PDF, donc vous perdez tout l'intérêt du structuré : il faut réencoder à la main, comme avant.

Ce que la réception structurée change au quotidien

Une facture reçue en PEPPOL n'est pas une image : c'est de la donnée. Votre fournisseur, le numéro, les lignes, les montants, les taux de TVA arrivent déjà remplis. Dans la pratique, cela veut dire :

• plus de réencodage manuel des factures d'achat, donc moins d'erreurs de saisie ;
• un rapprochement plus simple avec vos paiements grâce à la connexion bancaire directe et à la réconciliation automatique ;
• des données prêtes pour l'export comptable, sans repasser par le papier.

Chez Voilo, la réception PEPPOL est illimitée et gratuite, y compris sur le plan gratuit. Les factures fournisseurs arrivent directement dans votre compte, via un point d'accès PEPPOL certifié, sans PDF à classer ni ressaisie. Le détail du flux est expliqué dans notre guide PEPPOL.

Et les fournisseurs qui restent au PDF ?

Tout le monde ne basculera pas du jour au lendemain, et certains fournisseurs étrangers continueront un temps à envoyer des PDF par e-mail. Pour ces cas-là, l'encodage assisté par IA lit automatiquement le document — fournisseur, lignes, montants, TVA — et le transforme en données exploitables, sans tout retaper. PEPPOL couvre par ailleurs plus de 30 pays, donc une bonne partie de vos fournisseurs européens basculeront eux aussi vers le structuré.

La réception, c'est souvent la partie qu'on oublie de préparer. C'est aussi la plus simple à mettre en place : il suffit d'être enregistré et joignable sur le réseau. Vous pouvez tester gratuitement en créant un compte, puis comparer les formules sur la page tarifs si vous avez besoin d'émettre au-delà du plan gratuit. Pour toute question sur votre situation, le SPF Finances reste la référence officielle.