Facturation électronique B2B obligatoire en Belgique : ce qui a changé au 1er janvier 2026

Depuis le 1er janvier 2026, envoyer une facture en PDF par e-mail ne suffit plus entre entreprises belges. La loi du 6 février 2024 modifiant le Code de la TVA impose la facture électronique structurée pour les opérations B2B, et l'échéance est désormais derrière nous. Si vous facturez encore « à l'ancienne », voici ce que cela implique concrètement.

Qu'est-ce qu'une facture « structurée » ?

Une facture structurée n'est ni un PDF, ni un scan, ni une image. C'est un fichier de données, au format XML, que le logiciel de votre client lit et enregistre automatiquement, sans ressaisie. En Belgique, le standard retenu est le Peppol BIS 3.0, conforme à la norme européenne EN 16931, et l'échange passe par défaut par le réseau Peppol. Un PDF envoyé par e-mail, même soigné, ne répond pas à l'obligation : une machine ne le lit pas de la même manière.

Qui est concerné ?

En pratique, presque tous les indépendants et entreprises assujettis à la TVA en Belgique. L'obligation vaut que vous exerciez à titre principal ou complémentaire, dès l'instant où vous avez un numéro de TVA actif. Elle s'applique aussi :

• aux petites entreprises sous le régime de la franchise de la taxe (chiffre d'affaires annuel ne dépassant pas 25 000 €) ;
• aux exploitants relevant du régime particulier agricole ;
• aux membres d'une unité TVA et aux établissements stables belges d'entreprises étrangères.

Le message est clair : le seuil de la franchise TVA ne vous dispense de rien. Dès que vous facturez à d'autres entreprises, vous êtes dans le champ.

Qui ne l'est pas

Quelques situations restent en dehors de l'obligation :

• les factures adressées à des particuliers (le B2C) ;
• les opérations exonérées au titre de l'article 44 du Code de la TVA (certains services médicaux, financiers, d'enseignement…) ;
• les assujettis non établis en Belgique et sans établissement stable, même lorsqu'ils y disposent d'un numéro de TVA.

Et le PDF par e-mail, alors ?

Il n'a pas totalement disparu, mais il ne peut plus servir de canal par défaut. Un format alternatif n'est admis que si les deux parties marquent leur accord et si ce format reste convertible vers la norme EN 16931. Surtout, personne ne peut imposer une alternative à son partenaire : la voie Peppol doit toujours rester ouverte. Dans les faits, le plus simple est de basculer sur Peppol et de ne plus se poser la question à chaque facture.

Un coup de pouce fiscal pour s'équiper

Passer à la facture électronique a un coût logiciel, et le législateur l'a anticipé. Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les petites entreprises et les indépendants qui utilisent une formule par abonnement pour leur logiciel de facturation peuvent porter en déduction 120 % de ces frais. Depuis le 1er janvier 2025, la déduction pour investissement numérique a par ailleurs été relevée à 20 %. De quoi amortir une partie de la mise en conformité.

Ce qui se prépare déjà : le e-reporting de 2028

La facture structurée n'est qu'une première étape. L'accord de gouvernement fédéral prévoit, à l'horizon 2028, un système de déclaration électronique des transactions en quasi temps réel, appelé à remplacer le listing annuel des clients. Ce volet n'est pas encore coulé dans la loi, mais il s'appuiera sur les données déjà présentes dans vos factures structurées. Autrement dit, l'entreprise qui adopte Peppol aujourd'hui prend une longueur d'avance sur l'étape suivante.

Comment se mettre en ordre

La marche à suivre tient en trois points : disposer d'un logiciel capable d'émettre et de recevoir des factures Peppol, faire enregistrer votre entreprise sur le réseau, puis vérifier que vos clients y sont bien joignables avant d'envoyer. Chez Voilo, l'enregistrement Peppol est gratuit et la réception des factures fournisseurs est illimitée, y compris sur le plan gratuit ; les plans payants démarrent à 25 €/mois HTVA. La facture se crée normalement, est convertie automatiquement au format structuré, validée, puis transmise via un point d'accès Peppol certifié.

Pour comprendre le réseau en détail, parcourez notre guide Peppol ; pour comparer les formules, la page tarifs détaille ce qui est inclus dans chacune.

Un dernier mot : pour toute question strictement fiscale (sanctions, cas particuliers, calendrier propre à votre situation), la référence reste le SPF Finances. Mieux vaut s'y reporter que de se fier à une lecture approximative.