Créer la fiche d'un client sans tout retaper : le numéro d'entreprise suffit

Ouvrir une fiche client, recopier le nom exact de la société, l'adresse du siège, la forme juridique, le numéro de TVA... et espérer ne pas s'être trompé d'un chiffre. C'est le genre de tâche qu'on répète plusieurs fois par mois sans y penser, et qui finit par coûter cher : une adresse erronée sur une facture, deux chiffres inversés dans un numéro d'entreprise, et c'est un document à refaire.

Pourtant, toutes ces informations existent déjà, au même endroit, vérifiées et publiques. Chaque entreprise belge est enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) — la Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) côté néerlandophone. Voilo va y puiser les données à votre place : vous entrez un numéro d'entreprise ou un nom, la fiche se remplit toute seule.

La BCE, en deux phrases

La BCE est le registre officiel des entreprises belges, tenu par le SPF Économie. Chaque société, indépendant ou unité d'établissement y reçoit un numéro d'entreprise unique à dix chiffres — le même qui, précédé de « BE », devient le numéro de TVA. On y trouve la dénomination officielle, l'adresse du siège, la forme juridique, la date de début d'activité, les codes d'activité (NACE-BEL) et le statut TVA.

Ces données sont publiques et consultables gratuitement via l'outil Public Search de la BCE. N'importe qui peut y vérifier l'existence et l'identité d'une entreprise à partir de son numéro. C'est cette même source officielle que Voilo interroge lorsque vous créez une fiche.

Comment ça se passe dans Voilo

Quand vous ajoutez un nouveau client ou un nouveau fournisseur, vous n'êtes pas face à un formulaire vide. Vous saisissez le numéro d'entreprise (ou vous cherchez par nom), et Voilo récupère directement :

• la dénomination officielle de la société, orthographiée comme au registre ;
• l'adresse du siège ;
• la forme juridique (SRL, SA, indépendant en personne physique...) ;
• le numéro de TVA, cohérent avec le numéro d'entreprise.

Vous relisez, vous complétez ce qui est propre à la relation (un contact, un e-mail, vos conditions de paiement), et la fiche est prête. Ce qui prenait deux minutes de recopiage se règle en quelques secondes.

Le vrai gain n'est pas que du temps

Une facture belge doit mentionner le nom et l'adresse exacts de votre client, ainsi que son numéro de TVA. Si ces mentions sont fausses ou incomplètes, la facture peut être contestée — et en cas de contrôle, c'est à vous de la corriger. Partir de la source officielle, c'est écarter ce risque dès la première saisie.

Il y a aussi l'effet « base propre ». Quand chaque fiche provient du même registre, vous n'avez plus trois orthographes du même client dans votre fichier, ni une adresse à jour d'un côté et périmée de l'autre. Votre liste de clients reste cohérente — ce qui compte le jour où vous voulez filtrer, relancer un impayé ou exporter vers votre comptable.

Et au moment d'envoyer la facture par voie électronique

Depuis 2026, les factures entre entreprises belges (B2B) doivent être structurées et échangées par voie électronique, généralement via le réseau PEPPOL. Or PEPPOL s'appuie justement sur ces identifiants d'entreprise : le numéro sert à retrouver votre client sur le réseau et à lui délivrer la facture. Une fiche construite proprement dès le départ, avec le bon numéro, c'est aussi une facture électronique qui part sans accroc. Voilo s'occupe de cette partie via un point d'accès PEPPOL certifié — mais tout part d'une identité client exacte.

Une donnée qui reste à jour

La BCE actualise ses données quotidiennement : un changement d'adresse ou de dénomination enregistré aujourd'hui est disponible dès le lendemain. Vous travaillez donc avec l'information la plus récente que l'administration connaisse d'une entreprise, sans jamais la ressaisir. La consultation via Public Search reste, elle, réservée à un usage normal — vérifier et compléter une fiche, pas aspirer le registre en masse.

Au fond, le principe est simple : moins de saisie manuelle, moins d'erreurs, une administration qui avance à votre place. Voilo réunit cette recherche d'entreprise, la gestion de vos clients et fournisseurs et la facturation dans un seul abonnement sans engagement. Vous pouvez voir ce qui est inclus sur la page tarifs (prix hors TVA).